CALUMA GmbH
Vollzeit: Executive Assistant (m/w/d) für Erlangen – 20,80 €/Stunde
Jobbeschreibung
Als Executive Assistant in Erlangen wirst du die Geschäftsführung eines innovativen Unternehmens umfassend unterstützen und als rechte Hand agieren. Du übernimmst anspruchsvolle organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Arbeitsablauf im Management-Bereich. Diese verantwortungsvolle Position bietet dir die Möglichkeit, auf höchster Ebene zu arbeiten und direkten Einfluss auf die Effizienz des Managements zu nehmen.
Branche: Assistenz, Verwaltung
Jobarten: Vollzeit
Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)
Aufgaben:
Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement und die Koordination des Kalenders der Geschäftsführung, die eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie die Organisation und Vorbereitung von Geschäftsreisen. Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings, Konferenzen und Präsentationen, erstellst Präsentationsunterlagen und Entscheidungsvorlagen und bist für die Priorisierung und Filterung von Informationen und Anfragen zuständig. Zudem koordinierst du die Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern und sorgst für die vertrauliche Verwaltung und Ablage von Dokumenten.
Ergänzend übernimmst du das Schnittstellenmanagement zu anderen Abteilungen und externen Partnern, unterstützt bei strategischen Projekten und hilfst bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsprozesse. Du koordinierst repräsentative Veranstaltungen und Geschäftsessen, übernimmst die Protokollführung bei Managementsitzungen und unterstützt bei der Budgetverwaltung und dem Controlling von Managementausgaben. Bei Bedarf vertrittst du die Geschäftsführung in administrativen Belangen und übernimmst die Koordination mit dem Sekretariatsteam.
Anforderungen:
Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management oder Assistenz. Mehrjährige Berufserfahrung als Management-Assistenz oder in vergleichbarer Position ist erforderlich. Du verfügst über exzellente MS-Office-Kenntnisse und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten werden vorausgesetzt. Erfahrung im Umgang mit Führungskräften und im Management von vertraulichen Informationen ist unerlässlich.
Du zeichnest dich durch deine ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit aus. Dein professionelles, sicheres Auftreten und deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind selbstverständlich. Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und bist in der Lage, komplexe Situationen schnell zu erfassen und Prioritäten zu setzen. Deine Belastbarkeit, Flexibilität und Lösungsorientierung helfen dir, auch in stressigen Situationen souverän zu agieren. Du verfügst über ein hohes Maß an interkultureller Kompetenz und Einfühlungsvermögen im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern.
Arbeitszeiten:
Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf montags bis freitags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, mit flexiblen Gleitzeitregelungen. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung kann es zu unregelmäßigen Arbeitszeiten und gelegentlichen Überstunden kommen, die in der Regel durch Freizeitausgleich abgegolten werden.
Zusammenfassung:
Dir wird eine attraktive Vergütung von 20,80 € pro Stunde geboten. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem renommierten Unternehmen mit internationaler Ausrichtung. Dich erwarten anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben auf Management-Ebene mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Du arbeitest an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in erstklassiger Lage in Erlangen und profitierst von flachen Hierarchien und direktem Kontakt zur Unternehmensführung. Zusätzliche Benefits umfassen ein attraktives Bonussystem, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeitmodelle, betriebliche Altersvorsorge und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Kostenlose Getränke, Firmenfitness und exklusive Mitarbeiterevents runden das Angebot ab.