Vollzeit: Empfangskraft (m/w/d) für Tagungshotel in Unterschleißheim – 20,00€/Stunde

Jobbeschreibung

Als Empfangskraft in einem renommierten Tagungshotel in Unterschleißheim bei München bist du die zentrale Schnittstelle für Tagungsgäste, Referenten und Geschäftsreisende. Das Hotel liegt im Herzen des Gewerbegebiets von Unterschleißheim mit direkter Nähe zu zahlreichen internationalen Unternehmen und nur 20 Minuten vom Münchner Flughafen entfernt. Du arbeitest in einem professionellen Team und bist mitverantwortlich für den reibungslosen Ablauf von Check-in und Check-out sowie die Koordination von Tagungsabläufen. Das moderne Tagungshotel verfügt über mehrere Konferenzräume unterschiedlicher Größe, ein Business Center und ein Restaurant, das sich auf die Verpflegung von Tagungsteilnehmern spezialisiert hat.

Branche: Hotelgewerbe

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Empfangskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählt der professionelle Empfang der Gäste mit Check-in und Check-out, wobei besonders auf die speziellen Anforderungen von Geschäftsreisenden eingegangen wird. Du bearbeitest Reservierungen für Zimmer und Tagungsräume und koordinierst diese mit den entsprechenden Abteilungen. Die Beantwortung von Anfragen per Telefon und E-Mail zu Tagungsmöglichkeiten und Zimmerverfügbarkeiten gehört ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie die Erstellung von Angeboten für Firmenveranstaltungen. Du unterstützt Tagungsteilnehmer bei organisatorischen Fragen, koordinierst technische Anforderungen mit der Haustechnik und stellst sicher, dass alle Tagungsunterlagen bereitstehen. Die Rechnungserstellung für Firmen mit speziellen Abrechnungsmodalitäten rundet dein Aufgabenprofil ab.

Neben den klassischen Rezeptionsaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Firmenevents und Teambuilding-Aktivitäten. Du koordinierst Shuttle-Services zum Flughafen oder zu Unternehmensstandorten in der Umgebung und arrangierst auf Wunsch Abendprogramme für Tagungsteilnehmer. In ruhigeren Zeiten aktualisierst du die Präsentationsunterlagen zu den Tagungsmöglichkeiten des Hotels und pflegst die Kundendatenbank mit wichtigen Informationen zu Firmenkunden. Du unterstützt bei Hotelführungen für potenzielle Geschäftskunden und stellst die Vorzüge des Tagungshotels professionell dar. Bei größeren Veranstaltungen wie Messen oder Kongressen im nahen München übernimmst du die Vorbereitung von Informationspaketen und die Koordination von Gruppentransfers.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Hotelgewerbe oder Veranstaltungsmanagement wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich auch Erfahrungen im Business-Hotel oder in der Konferenzorganisation. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit internationalen Geschäftskunden unerlässlich, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du solltest sicher im Umgang mit Hotelmanagementsystemen und MS Office sein, besonders Excel für die Erstellung von Angeboten und die Verwaltung von Tagungsplänen. Erfahrung im Umgang mit Geschäftsreisenden und ein Verständnis für die besonderen Anforderungen von Tagungsveranstaltungen werden vorausgesetzt. Ein repräsentatives Erscheinungsbild und eine professionelle, diskrete Arbeitsweise runden dein Profil ab.

Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch komplexe Abläufe zu strukturieren und zu koordinieren. Deine Kommunikationsstärke hilft dir, souverän mit Führungskräften und internationalen Gästen zu interagieren und deren Anliegen professionell zu lösen. Du behältst auch in hektischen Situationen mit parallelen Check-ins und Tagungsvorbereitungen den Überblick und kannst Prioritäten setzen. Diskretion im Umgang mit geschäftlichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest detailorientiert und präzise, besonders bei der Vorbereitung von Tagungsunterlagen und bei Abrechnungen. Deine Servicementalität und Flexibilität ermöglichen es dir, auf spontane Änderungen in Tagungsabläufen angemessen zu reagieren. Grundkenntnisse in Veranstaltungstechnik sind hilfreich, um technische Anforderungen für Präsentationen zu verstehen.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten im Tagungshotel orientieren sich an den Bedürfnissen der Geschäftskunden und umfassen hauptsächlich Wochentage. Die Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden verteilt sich in der Regel auf ein Schichtsystem mit Frühdienst (6:00-14:30 Uhr) und Spätdienst (14:00-22:30 Uhr). Wochenenden sind im Vergleich zu Ferienhotels weniger stark frequentiert, weshalb hier oft reduzierte Besetzung herrscht. Die Dienstpläne werden einen Monat im Voraus erstellt und ermöglichen eine gute Planbarkeit. In Messezeiten oder bei Großveranstaltungen kann erhöhte Flexibilität erforderlich sein.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine anspruchsvolle Position mit einem attraktiven Gehalt von 20,00€ pro Stunde in einem modernen Business-Hotel. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und profitierst von regelmäßigen Weiterbildungen im Bereich Tagungsmanagement und Business-Etikette. Die Arbeit in einem internationalen Umfeld mit Gästen aus aller Welt bietet dir die Möglichkeit, deine Sprachkenntnisse anzuwenden und zu erweitern. Kostenlose Verpflegung während der Arbeitszeit und Mitarbeiterrabatte in Partnerhotels gehören zu den Benefits. Die gute Verkehrsanbindung des Standorts Unterschleißheim ermöglicht eine bequeme Anreise. Nach erfolgreicher Einarbeitung und je nach persönlicher Eignung bestehen gute Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Conference Services oder Revenue Management.