Vollzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) für Rinteln – 17,00 € pro Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenverwalter in Rinteln übernimmst du die Verantwortung für die systematische Organisation und Pflege des Unternehmensarchivs eines etablierten Mittelständlers. Du sorgst für eine effiziente Ablagestruktur und gewährleistest, dass alle wichtigen Geschäftsunterlagen ordnungsgemäß archiviert und bei Bedarf schnell auffindbar sind.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören: – Entwicklung und Pflege eines übersichtlichen Ablagesystems für alle Geschäftsdokumente – Systematische Erfassung und Katalogisierung von Akten und Unterlagen – Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – Bearbeitung von Anfragen zur Bereitstellung archivierter Unterlagen – Koordination der Aktenausleihe und -rückgabe – Führung und Aktualisierung des elektronischen Archivverzeichnisses – Organisation regelmäßiger Bestandskontrollen im Archiv

Darüber hinaus bist du verantwortlich für: – Die Beratung der Fachabteilungen zu Fragen der korrekten Dokumentenablage – Die Mitarbeit bei der Entwicklung von Archivierungsrichtlinien – Die Vorbereitung von Akten für die spätere Digitalisierung – Die datenschutzkonforme Entsorgung nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Dokumente – Die Optimierung des Archivraums und der Lagerkapazitäten – Die Zusammenarbeit mit externen Archivierungsdienstleistern bei Bedarf – Die Erstellung von Statistiken und Berichten zum Archivbestand

Anforderungen:

Für diese Position erwarten wir: – Idealerweise Erfahrung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich – Grundkenntnisse im Dokumentenmanagement von Vorteil, aber nicht Bedingung – Verständnis für systematische Ablagestrukturen und Ordnungsprinzipien – Kenntnisse zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wünschenswert – Bereitschaft zur Einarbeitung in unternehmensspezifische Archivierungsrichtlinien – Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit beim Umgang mit vertraulichen Dokumenten

Folgende Fähigkeiten sind für die Stelle wichtig: – Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel – Strukturierte und methodische Arbeitsweise – Organisationstalent und Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten – Ausgeprägte Sorgfalt und Genauigkeit – Gute Kommunikationsfähigkeit für den Austausch mit Fachabteilungen – Körperliche Fitness für gelegentliches Heben und Tragen von Aktenordnern – Diskretionsbereitschaft beim Umgang mit vertraulichen Informationen – Belastbarkeit und Geduld für repetitive Tätigkeiten

Arbeitszeiten:

Mo-Fr 8:00-16:30 Uhr, 40 Stunden pro Woche, gelegentliche Flexibilität erforderlich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir: – Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen – Faire Vergütung von 17,00 € pro Stunde – Gründliche Einarbeitung in alle relevanten Abläufe und Systeme – Unbefristete Übernahmemöglichkeit nach erfolgreicher Zusammenarbeit – Angenehmes Arbeitsklima in einem kollegialen Team – Kostenlose Getränke und regelmäßige Teamevents – Betriebliche Sozialleistungen nach Übernahme – Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement – Gute Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkplätze