Vollzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) für Kleve – 17,60 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Kleve unterstützt du ein traditionsreiches Unternehmen bei der systematischen Verwaltung seiner umfangreichen Dokumentenbestände. Der Arbeitsplatz befindet sich in funktional eingerichteten Archivräumen mit angrenzendem Bürobereich für administrative Tätigkeiten. Das kleine, erfahrene Team arbeitet eng zusammen und legt großen Wert auf Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Die Arbeitsatmosphäre ist ruhig und konzentriert, ideal für die präzise Dokumentenverwaltung.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivkraft

Aufgaben:

Als Dokumentenverwalter übernimmst du die verantwortungsvolle Aufgabe der systematischen Organisation von Unternehmensunterlagen. Du entwickelst und pflegst Ablagesysteme, sowohl physisch als auch digital, und sorgst für deren konsequente Anwendung. Die Erfassung, Klassifizierung und Indexierung von Geschäftsdokumenten nach standardisierten Vorgaben gehört zu deinen Kernaufgaben. Du überwachst Aufbewahrungsfristen, organisierst die fachgerechte Aussonderung von Altakten und dokumentierst diese Prozesse lückenlos. Die Pflege des digitalen Archivverwaltungssystems und die Qualitätskontrolle der archivierten Informationen fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben führst du komplexe Recherchen im Dokumentenbestand durch und bereitest die Ergebnisse für verschiedene Fachabteilungen auf. Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für Aktenvernichtung und Spezialarchivierung. Bei der Vorbereitung von Audits und Zertifizierungen unterstützt du durch die Bereitstellung der relevanten Dokumentation. Die Beratung von Fachabteilungen zu Fragen der Aktenführung und Archivierung gehört ebenso zu deinem erweiterten Aufgabengebiet wie die Erstellung von Statistiken und Auswertungen zum Archivbestand. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Schulung neuer Mitarbeiter in Dokumentenverwaltungsprozessen.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich wünschenswert. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office und idealerweise Grundkenntnisse in Datenbanksystemen haben. Ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz und gesetzliche Aufbewahrungsfristen wird vorausgesetzt. Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und organisatorische Fähigkeiten sind unerlässlich. Vorerfahrung im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine systematische Denkweise aus. Deine Arbeitsweise ist präzise und zuverlässig, auch bei umfangreichen oder wiederkehrenden Aufgaben. Du verfügst über ein gutes Zahlenverständnis für die Arbeit mit Aktenzeichen und Ablagesystemen. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit helfen dir bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen, zeichnen dich ebenso aus wie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 38,5 Stunden pro Woche, Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 17:00 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einer attraktiven Vergütung von 17,60 € pro Stunde. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit und 28 Tage Jahresurlaub. Eine gründliche Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement gehören zu unserem Angebot. Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit kollegialem Team, kostenlose Getränke und gute Verkehrsanbindung mit Firmenparkplätzen runden unser Angebot ab. Nach entsprechender Einarbeitung und Leistung besteht die Möglichkeit zur Übernahme weiterer Verantwortungsbereiche.