Vollzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) für Bottrop – 18,20 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenverwalter in Bottrop unterstützt du einen unserer Kunden aus der Energiebranche bei der professionellen Organisation und Verwaltung technischer und administrativer Unterlagen. In dieser Position bist du Teil eines Teams, das für die effiziente Dokumentenverwaltung und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen verantwortlich ist.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die systematische Erfassung und Katalogisierung technischer Dokumentationen, Vertragsunterlagen und behördlicher Genehmigungen nach vorgegebenen Kriterien. Du pflegst und aktualisierst das physische und digitale Archiv und koordinierst den Prozess der Digitalisierung wichtiger Papierdokumente. Bei Anfragen aus verschiedenen Abteilungen oder von Behörden recherchierst du gezielt in den Beständen und stellst die benötigten Unterlagen bereit. Die regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Ablagestrukturen sowie die Überwachung von Aufbewahrungsfristen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Ergänzend zu deinen Kernaufgaben entwickelst du Vorschläge zur Optimierung der Archivierungsprozesse und setzt genehmigte Verbesserungen um. Du erstellst Arbeitsanweisungen und Leitfäden für die korrekte Dokumentenverwaltung und schulst bei Bedarf Kollegen in deren Anwendung. Die Überwachung der Einhaltung von Dokumentationsstandards und die Vorbereitung von Unterlagen für Audits und behördliche Prüfungen fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Bei Bedarf koordinierst du auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsprojekte.

Anforderungen:

Für diese Position sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagementsystemen, erforderlich. Eine technische oder kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert. Grundkenntnisse in der Energiebranche und im Umgang mit technischen Dokumentationen sind von Vorteil. Wichtig sind ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit, ein Verständnis für Datenschutz und Compliance sowie die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch eine systematische Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Organisationstalent aus. Deine Genauigkeit und dein Blick fürs Detail helfen dir bei der präzisen Erfassung und Verwaltung technischer Dokumentationen. Du verfügst über ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme und kannst komplexe Ablagestrukturen entwickeln und anwenden. Deine Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit unterstützen dich bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und bei der Vermittlung von Dokumentationsstandards. Deine Belastbarkeit und deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, helfen dir bei der termingerechten Erledigung auch unter Zeitdruck.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 16:30 Uhr. Die genauen Arbeitszeiten werden nach Absprache festgelegt, wobei eine gewisse Flexibilität möglich ist. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit für teilweises Home-Office an 1-2 Tagen pro Woche. Die regelmäßige Präsenz vor Ort ist wichtig für die Betreuung des physischen Archivs und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer attraktiven Vergütung von 18,20 Euro pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Urlaub sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse sowie in die Besonderheiten der energietechnischen Dokumentation ist selbstverständlich. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen und aktueller technischer Ausstattung. Zu den weiteren Benefits zählen eine betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office, ein Zuschuss zum Jobticket für den ÖPNV und kostenfreie Parkplätze. Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung runden unser Angebot ab.