Vollzeit: Dokumentenorganisator (m/w/d) in Frankenthal – 17,60 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenorganisator in Frankenthal (Pfalz) erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit in einem innovativen Produktionsunternehmen. Du bist verantwortlich für die systematische Organisation, Verwaltung und Archivierung von Unternehmensunterlagen aller Art. In dieser Position sorgst du für Ordnung und Struktur im Dokumentenmanagement und unterstützt damit effiziente Arbeitsabläufe in allen Abteilungen. Du arbeitest sowohl mit physischen als auch mit digitalen Dokumenten und hilfst dabei, den Wandel zu einer papierlosen Büroorganisation voranzutreiben. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Bürogebäude mit angenehmer Atmosphäre.

Branche: Bürowirtschaft

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Entwicklung und Pflege eines übersichtlichen Ablagesystems für Unternehmensunterlagen. Du erfasst und kategorisierst eingehende Dokumente nach festgelegten Kriterien und sorgst für deren korrekte Archivierung. Regelmäßig führst du Kontrollen des Dokumentenbestands durch und aktualisierst die Archivverzeichnisse. Du unterstützt verschiedene Abteilungen bei der Recherche nach spezifischen Dokumenten und stellst diese zeitnah zur Verfügung. Darüber hinaus überwachst du Aufbewahrungsfristen und organisierst die rechtskonforme Vernichtung von Altakten.

Neben dem Kerngeschäft treibst du die Digitalisierung von Papierdokumenten voran, indem du diese scannst und im digitalen Dokumentenmanagementsystem erfasst. Du schulst Kollegen im korrekten Umgang mit dem Ablagesystem und erstellst einfache Anleitungen zur Dokumentenorganisation. Gelegentlich erstellst du Auswertungen und Berichte zum Dokumentenbestand für das Management. Bei Bedarf unterstützt du bei der Vorbereitung von Unterlagen für externe Audits oder Zertifizierungen. Du optimierst kontinuierlich die bestehenden Ablagestrukturen und entwickelst Vorschläge zur Verbesserung des Dokumentenflusses. In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung hilfst du bei der Weiterentwicklung des digitalen Dokumentenmanagementsystems.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bürobereich wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich auch mehrjährige praktische Erfahrungen im Bereich Büroorganisation oder Dokumentenmanagement. Du verfügst über gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel. Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Du bringst eine systematische und strukturierte Arbeitsweise mit und verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Grundlegendes Verständnis für betriebliche Prozesse und Dokumentationsanforderungen rundet dein Profil ab.

Du überzeugst durch deinen ausgeprägten Ordnungssinn und deine strukturierte Denkweise. Deine Fähigkeit, komplexe Informationen zu organisieren und systematisch zu erfassen, hilft dir bei der effizienten Dokumentenverwaltung. Du arbeitest präzise und gewissenhaft, auch bei umfangreichen Dokumentenmengen. Deine guten kommunikativen Fähigkeiten erleichtern dir die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Du bist IT-affin und lernst schnell im Umgang mit neuer Software. Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen deine Arbeitsweise aus. Körperliche Belastbarkeit für gelegentliche Archivarbeiten wie das Heben von Aktenordnern rundet dein Profil ab. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 16:30 Uhr, Vollzeit (38,5 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen in Frankenthal mit guter Verkehrsanbindung geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 17,60 € pro Stunde sowie 30 Tage Jahresurlaub und Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Dich erwarten geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Spätdienste. Du profitierst von einer umfassenden Einarbeitung, flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Dir wird ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit ergonomischem Büromobiliar und zeitgemäßer IT-Ausstattung zur Verfügung gestellt. Zusätzlich bietet dir das Unternehmen Mitarbeitervergünstigungen wie kostenlose Getränke, Firmenparkplatz und regelmäßige Teamveranstaltungen. Nach erfolgreicher Einarbeitung bestehen gute Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Informationsmanagement.