Vollzeit: Dokumentenmanager (m/w/d) für Rheine – 19,50 € pro Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenmanager in Rheine übernimmst du eine zentrale Rolle bei der Organisation und Verwaltung sämtlicher Unternehmensunterlagen eines expandierenden Mittelständlers. Du verantwortest den gesamten Lebenszyklus der Dokumente von der Erstellung über die Archivierung bis zur fachgerechten Vernichtung. Mit deiner Arbeit trägst du wesentlich zur Informationssicherheit und Compliance im Unternehmen bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen: – Entwicklung und Implementierung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagement-Konzepts – Etablierung einheitlicher Ablagestrukturen für physische und digitale Dokumente – Beratung der Fachabteilungen zu Dokumentations- und Archivierungsfragen – Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Dokumentationspflichten – Koordination der Digitalisierung wichtiger Geschäftsunterlagen – Organisation und Verwaltung des physischen und digitalen Archivs – Sicherstellen der revisionssicheren Archivierung relevanter Dokumente

Darüber hinaus bist du verantwortlich für: – Erstellen von Richtlinien und Arbeitsanweisungen für den Umgang mit Dokumenten – Durchführung von Schulungen zum Dokumentenmanagement – Koordination mit der IT-Abteilung bezüglich digitaler Archivierungslösungen – Qualitätssicherung der archivierten Unterlagen – Steuerung externer Dienstleister für Spezialarchivierung und Aktenvernichtung – Mitwirkung an Compliance- und Datenschutzkonzepten – Regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung

Anforderungen:

Für diese Position erwarten wir: – Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Informationsmanagement von Vorteil – Alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Dokumentenmanagement oder Archivwesen – Fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Dokumentationsanforderungen – Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen – Verständnis für Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen – Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit

Diese Fähigkeiten runden dein Profil ab: – Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten – Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und SharePoint – Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Software von Vorteil – Strukturierte und systematische Arbeitsweise – Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und Planungskompetenz – Gute Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten – Durchsetzungsvermögen und Überzeugungskraft – Eigenverantwortliche und selbständige Arbeitsweise – Hohe Belastbarkeit und Flexibilität

Arbeitszeiten:

Mo-Fr 8:00-17:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, gelegentlich Flexibilität erforderlich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir: – Attraktives Gehalt von 19,50 € pro Stunde – Verantwortungsvolle Position mit hoher Eigenständigkeit und Gestaltungsspielraum – Unbefristete Übernahmemöglichkeit nach erfolgreicher Zusammenarbeit – Modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit neuester Bürotechnik – Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten – Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege – Wertschätzende Unternehmenskultur mit regelmäßigem Feedback – Betriebliche Sozialleistungen nach Übernahme – Flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarung von Beruf und Privatleben – Teamevents und kostenfreie Getränke