Vollzeit: Dokumentenmanager (m/w/d) für Leimen – 20,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Leimen erwartet dich eine verantwortungsvolle Position im professionellen Dokumentenmanagement eines expandierenden Unternehmens. Du übernimmst die Hauptverantwortung für die Optimierung und Digitalisierung des Unternehmensarchivs. In einem innovativen Arbeitsumfeld gestaltest du aktiv den Übergang von traditionellen zu digitalen Archivierungsmethoden und entwickelst effiziente Strategien für das moderne Informationsmanagement. Mit deinem Fachwissen trägst du maßgeblich zur Verbesserung der Dokumentenprozesse bei und fungierst als Schnittstelle zwischen IT-Abteilung und Fachabteilungen.

Branche: Informationsmanagement

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivexperte (m/w/d)

Aufgaben:

Als Dokumentenmanager/in in Leimen entwickelst und implementierst du umfassende Strategien für die effiziente Verwaltung aller Unternehmensdokumente. Du konzipierst und betreust den digitalen Transformationsprozess vom Papierarchiv zum digitalen Dokumentenmanagementsystem. Dabei definierst du Metadatenstrukturen, Zugriffsrechte und Workflow-Prozesse. Du überwachst die Einhaltung rechtlicher Anforderungen (Datenschutz, Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit) und führst Qualitätskontrollen durch. Die kontinuierliche Optimierung der Archivierungsprozesse und die Schulung von Mitarbeitern in der Anwendung der Dokumentenmanagementsysteme gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Erstellung von Analysen und Reports zur Systemnutzung.

Neben deinen Hauptaufgaben betreust du Spezialthemen wie die Implementierung von OCR-Technologien (Texterkennung) für eine verbesserte Durchsuchbarkeit digitaler Dokumente. Du erstellst und pflegst Anwenderdokumentationen und Prozessbeschreibungen für das Dokumentenmanagement. Bei Bedarf übernimmst du die Projektleitung für spezifische Digitalisierungsinitiativen und koordinierst externe Dienstleister. Du führst regelmäßige Audits zur Überprüfung der Archivqualität und Compliance durch und entwickelst Notfallkonzepte für die Datensicherung kritischer Dokumente. Zudem beobachtest du Markttrends im Bereich Dokumentenmanagement und erarbeitest Vorschläge für zukünftige Systementwicklungen.

Anforderungen:

Für diese anspruchsvolle Position ist idealerweise eine relevante Ausbildung oder ein Studium im Bereich Informationsmanagement, Archivwesen oder Dokumentation erforderlich, alternativ eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Zusatzqualifikation. Du solltest über mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement oder der Archivverwaltung verfügen. Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen und Datenbanken sind erforderlich. Ein gutes Verständnis für rechtliche Grundlagen der Dokumentenaufbewahrung (GoBD, DSGVO) wird vorausgesetzt. Du bringst ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Projekterfahrung und ein hohes Maß an Eigeninitiative mit. Sehr gute MS Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Workflow-Management-Systemen runden dein Profil ab.

Für diese Position sind deine ausgeprägten konzeptionellen Fähigkeiten und dein strategisches Denkvermögen besonders wichtig. Du solltest in der Lage sein, komplexe Informationsstrukturen zu analysieren und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln. Deine Kommunikationsstärke und Überzeugungsfähigkeit helfen dir bei der Einführung neuer Prozesse. Technisches Verständnis, insbesondere für digitale Archivierungslösungen und Datenbanksysteme, ist unerlässlich. Du arbeitest selbstständig, zielorientiert und kannst auch unter Zeitdruck Prioritäten setzen. Deine hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit ermöglichen eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit allen Fachabteilungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr mit Kernarbeitszeit von 10:00 bis 15:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine herausfordernde Position mit Gestaltungsspielraum in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Du erhältst ein attraktives Gehaltspaket mit leistungsbezogenen Komponenten und regelmäßigen Anpassungen. Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement, Digitalisierung und IT stehen dir zur Verfügung. Ein moderner Arbeitsplatz mit neuester Technik und ergonomischer Ausstattung ist selbstverständlich. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeitmodellen und der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office. Zusätzlich bieten wir betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmaßnahmen und Teamevents. Als Vermittlungsagentur CALUMA unterstützen wir dich professionell während des gesamten Bewerbungsprozesses.