Vollzeit: Dokumentenmanager (m/w/d) für Bergisch Gladbach – 18,75 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bergisch Gladbach suchst du als Dokumentenmanager einen neuen beruflichen Wirkungskreis? Bei unserem Kunden aus der Finanzbranche erwartet dich eine verantwortungsvolle Tätigkeit im Bereich des Dokumentenmanagements. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld und bist verantwortlich für die effiziente Organisation und Verwaltung aller Unternehmensunterlagen. Deine Expertise trägt wesentlich zur reibungslosen Informationsverarbeitung im Unternehmen bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Dein Aufgabenbereich umfasst die Entwicklung und Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen. Du erstellst Ablagestrukturen für physische und digitale Dokumente und sorgst für deren korrekte Klassifizierung und Indizierung. Die regelmäßige Überwachung und Aktualisierung der Archivbestände gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Du führst selbstständig komplexe Recherchen durch und bereitest gefundene Informationen adressatengerecht auf.

Als Zusatzaufgaben übernimmst du die Schulung von Kollegen im Umgang mit Archivierungssystemen und entwickelst Leitfäden für standardisierte Ablageprozesse. Du wirkst bei der Optimierung des Dokumentenflusses im Unternehmen mit und betreust Digitalisierungsprojekte zur Reduzierung des Papierarchivs. Bei Bedarf erstellst du statistische Auswertungen über Archivbestände und deren Nutzung und berätst verschiedene Abteilungen in Fragen der Dokumentenverwaltung.

Anforderungen:

Für diese Position sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, erforderlich. Idealerweise bringst du Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen oder Datenbanken mit. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung. Wichtig sind ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sowie die Fähigkeit, strukturiert und selbstständig zu arbeiten.

Zu deinen Stärken zählt ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen, das dir hilft, komplexe Dokumentenstrukturen zu erfassen und zu optimieren. Deine kommunikativen Fähigkeiten unterstützen dich bei der Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen und bei der Schulung von Kollegen. Du verfügst über eine hohe Lernbereitschaft, insbesondere im Hinblick auf neue Softwarelösungen und Archivierungsmethoden. Deine Belastbarkeit auch in stressigen Situationen und deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr. Gleitzeit ist möglich, und nach Einarbeitung besteht die Option auf teilweises Home-Office. Gelegentlich kann es zu Mehrarbeit kommen, insbesondere bei größeren Projekten zur Archivumstellung.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer attraktiven Vergütung von 18,75 Euro pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Urlaub im Jahr sowie Weihnachts- und Urlaubsgeld. Eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten sind selbstverständlich. Du arbeitest in einem freundlichen und kollegialen Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Moderne Arbeitsplatzausstattung und ergonomische Büromöbel sowie Firmenevents und Teambuilding-Maßnahmen runden unser Angebot ab.