Vollzeit: Dokumentenmanager (m/w/d) für Bad Zwischenahn – 19,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bad Zwischenahn wirst du als Dokumentenmanager in einem etablierten Unternehmen tätig sein, das derzeit sein Dokumentenmanagementsystem modernisiert. Dich erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld an der Schnittstelle zwischen klassischem Archiv und digitaler Dokumentenverwaltung. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld und bist für die Organisation und Strukturierung sämtlicher Unternehmensunterlagen verantwortlich. Deine Expertise wird maßgeblich dazu beitragen, effiziente Dokumentenprozesse zu etablieren und den Wissenstransfer im Unternehmen zu optimieren.

Branche: Archiv & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft

Aufgaben:

Als Dokumentenmanager entwickelst und implementierst du Konzepte für die effiziente Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, führst das Unternehmen bei der Umstellung von physischer auf digitale Dokumentenverwaltung und erarbeitest Richtlinien für die Dokumentenerstellung und -verwaltung. Du analysierst bestehende Dokumentationsprozesse und optimierst diese, schulst Mitarbeiter in der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems und überwachst die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Organisation des physischen Archivs, die Koordination von Digitalisierungsprojekten und die Durchführung komplexer Recherchen in Dokumentenbeständen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben deinen Hauptaufgaben erstellst du regelmäßige Berichte zur Dokumentennutzung und Archivauslastung, entwickelst Taxonomien und Metadatenstrukturen für die digitale Dokumentenverwaltung und berätst Fachabteilungen bei spezifischen Dokumentationsanforderungen. Du wirkst bei der Auswahl und Implementierung neuer Softwaretools für das Dokumentenmanagement mit, koordinierst externe Dienstleister für Spezialaufgaben wie Massendigitalisierung und unterstützt bei der Integration des Dokumentenmanagementsystems in andere Unternehmenssysteme. Gelegentlich führst du auch Schulungen für neue Mitarbeiter zum Thema Dokumentenverwaltung durch.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Bereich Informationsmanagement wünschenswert, aber auch Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung sind willkommen. Du solltest gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office haben, insbesondere in Excel für die Verwaltung von Metadaten. Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen und grundlegende Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit sind von Vorteil. Ein gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen sowie die Fähigkeit, komplexe Informationsstrukturen zu verstehen und zu gestalten, runden dein Profil ab.

Zu deinen persönlichen Stärken zählen ein ausgeprägtes Organisationstalent und systematisches Denken. Du arbeitest strukturiert und zielorientiert, kannst Prioritäten setzen und mehrere Projekte gleichzeitig betreuen. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, komplexe Dokumentationsanforderungen zu verstehen und passende Lösungen zu entwickeln. Du kommunizierst klar und überzeugend, kannst Mitarbeiter für neue Dokumentationsprozesse gewinnen und komplexe Zusammenhänge verständlich erklären. Deine Detailorientierung stellt sicher, dass Dokumente korrekt klassifiziert und archiviert werden. Eine hohe Lernbereitschaft ermöglicht es dir, mit technologischen Entwicklungen im Dokumentenmanagement Schritt zu halten.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr. Es wird ein Gleitzeitsystem angeboten, das dir Flexibilität bei der Gestaltung deines Arbeitstages ermöglicht. Nach erfolgreicher Einarbeitung ist auch teilweises Homeoffice für bestimmte Aufgaben möglich. Gelegentliche Mehrarbeit kann in Projektphasen anfallen und wird durch Freizeitausgleich kompensiert.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 19,00 € pro Stunde und einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und digitale Transformation. Dein Arbeitsplatz ist mit modernster Bürotechnik ausgestattet, und du hast Zugang zu aktueller Dokumentenmanagement-Software. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsförderung. Nach erfolgreicher Bewährung besteht die Möglichkeit, mehr Verantwortung zu übernehmen, etwa durch die Leitung von Digitalisierungsprojekten. Ein kollegiales Arbeitsumfeld und regelmäßige Teammeetings runden das Angebot ab.