Vollzeit: Dokumentenmanagement-Spezialist (m/w/d) für Oldenburg – 21,50 €/Std.

Jobbeschreibung

Als Dokumentenmanagement-Spezialist in Oldenburg übernimmst du eine Schlüsselposition in einem führenden Energieversorgungsunternehmen. Du bist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen Dokumentenmanagementstrategie und sorgst für die effiziente Organisation, Archivierung und Bereitstellung aller unternehmensrelevanten Informationen. Mit deiner Expertise trägst du maßgeblich zur Prozessoptimierung und Digitalisierung des Unternehmens bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben zählt die Konzeption und Implementierung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems unter Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen. Du entwickelst Richtlinien und Standards für die Dokumentenverwaltung und schulst Mitarbeiter in deren Anwendung. Die Planung und Durchführung von Digitalisierungsprojekten für Altakten gehören ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie die kontinuierliche Optimierung der bestehenden Archivierungsprozesse. Zudem sorgst du für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bezüglich Datenschutz und Aufbewahrungsfristen.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben analysierst du regelmäßig die Effizienz der Dokumentenverwaltung und leitest daraus Verbesserungsmaßnahmen ab. Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für Spezialaufgaben im Bereich Archivierung und Digitalisierung. Die enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei der Integration des DMS in bestehende Systemlandschaften gehört ebenso zu deinem Aufgabenspektrum wie die Beratung der Fachabteilungen in allen Fragen der Dokumentenverwaltung und -archivierung. Du erstellst regelmäßige Reports zum Status der Archivierungsprojekte für das Management.

Anforderungen:

Für diese anspruchsvolle Position verfügst du idealerweise über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Informationsmanagement, Bibliothekswesen oder eine vergleichbare Qualifikation. Alternativ bringst du eine kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Bereich Dokumentenmanagement mit. Mehrjährige Berufserfahrung im Aufbau und der Pflege von Dokumentenmanagementsystemen wird vorausgesetzt. Fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung, insbesondere im Energiesektor, sowie sehr gute EDV-Kenntnisse sind unerlässlich.

Du zeichnest dich durch strategisches Denkvermögen und eine strukturierte, analytische Arbeitsweise aus. Deine ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit hilft dir bei der erfolgreichen Implementierung neuer Prozesse im Unternehmen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und lösungsorientiert. Dein Organisationstalent und deine Fähigkeit, auch komplexe Projekte erfolgreich zu managen, runden dein Profil ab. Ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, flexible Gleitzeit zwischen 6:00 und 20:00 Uhr, Kernarbeitszeit 9:00 bis 15:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit exzellenten Entwicklungsperspektiven und einer überdurchschnittlichen Vergütung von 21,50 €/Stunde. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit neuester technischer Ausstattung und hast Zugang zu hochwertigen Weiterbildungsangeboten im Bereich Dokumentenmanagement und IT-Systeme. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeitmodelle, 30 Tage Urlaub und attraktive Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsprogramme und Mitarbeiterevents. Nach erfolgreicher Zusammenarbeit wird eine direkte Übernahme durch das Unternehmen angestrebt.