Vollzeit: Dokumentationsmanager (m/w/d) für Reinbek – 18,75 € pro Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentationsmanager in Reinbek übernimmst du die verantwortungsvolle Aufgabe, ein bestehendes Archiv zu optimieren und zu digitalisieren. In einem expandierenden Unternehmen sorgst du für eine effiziente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung und unterstützt bei der Einführung eines neuen digitalen Dokumentenmanagementsystems.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen: – Überarbeitung und Optimierung des bestehenden Archivierungssystems – Implementierung neuer digitaler Archivierungsmethoden – Durchführung der systematischen Digitalisierung von Altakten – Entwicklung und Umsetzung von Workflows für die Dokumentenverarbeitung – Überwachung der korrekten Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben – Beratung der Fachabteilungen zu Archivierungsfragen – Qualitätssicherung der archivierten Dokumente

Zu deinen weiteren Tätigkeiten zählen: – Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit dem neuen Archivierungssystem – Erstellen von Arbeitsanweisungen für die Dokumentenablage – Durchführung von regelmäßigen Audits zur Einhaltung der Archivierungsrichtlinien – Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei technischen Fragen – Koordination von Scan-Dienstleistern bei Bedarf

Anforderungen:

Wir erwarten: – Idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder vergleichbare Qualifikation – Alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Dokumentenmanagement – Kenntnisse in der digitalen Archivierung und im Umgang mit DMS-Systemen – Grundkenntnisse in rechtlichen Bestimmungen zur Dokumentenaufbewahrung (GoBD, DSGVO) – Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise

Dein Profil wird abgerundet durch: – Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel – Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Archivierungssoftware – Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und lösungsorientiertes Denken – Hohe Sorgfalt und Genauigkeit bei der Dateneingabe und -pflege – Gute Kommunikationsfähigkeiten für die Abstimmung mit Fachabteilungen – Belastbarkeit und Organisationstalent – Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und zu optimieren

Arbeitszeiten:

Mo-Fr 8:00-17:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, gelegentlich flexible Arbeitszeiten möglich

Zusammenfassung:

Unser Angebot an dich: – Attraktive Vergütung von 18,75 € pro Stunde – Umfassende Einarbeitung und fachspezifische Schulungen – Verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum – Moderne technische Ausstattung und ergonomischer Arbeitsplatz – Kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien – Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten – Kostenfreie Getränke und regelmäßige Teamevents – Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung – Langfristige Perspektive mit Option auf Festanstellung beim Kunden