Vollzeit: Dokumentationsassistent (m/w/d) für Osnabrück – 19,00 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentationsassistent in Osnabrück arbeitest du für ein international tätiges Maschinenbauunternehmen. Deine Hauptaufgabe ist die professionelle Verwaltung und Organisation technischer Dokumentationen sowie allgemeiner Geschäftsunterlagen. Du trägst wesentlich dazu bei, dass alle relevanten Informationen ordnungsgemäß archiviert, leicht zugänglich und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivpersonal

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben gehört die systematische Erfassung und Ablage technischer Dokumente wie Konstruktionszeichnungen, Bedienungsanleitungen und Prüfprotokolle. Du pflegst das elektronische Dokumentenmanagementsystem und unterstützt bei der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Katalogisierung und Indizierung von Unterlagen für eine effiziente Suche sowie die Überwachung der Dokumentenqualität fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Zudem koordinierst du die Dokumentenflüsse zwischen verschiedenen Abteilungen und sorgst für die Aktualität des Archivs.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben bearbeitest du Rechercheanfragen aus den Fachabteilungen und stellst benötigte Unterlagen bereit. Du erstellst regelmäßige Bestandsberichte und identifizierst Verbesserungspotenziale im Dokumentationsprozess. Die Mitarbeit bei der Entwicklung von Dokumentationsstandards und -vorlagen gehört ebenso zu deinem Aufgabenspektrum wie die Schulung von Kollegen im korrekten Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für Audits und Zertifizierungen.

Anforderungen:

Für diese Position verfügst du idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, gerne mit Zusatzqualifikation im Bereich Dokumentenmanagement. Erste Berufserfahrung in der Verwaltung technischer Dokumentationen ist wünschenswert. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office und idealerweise mit Dokumentenmanagementsystemen. Ein gutes technisches Verständnis sowie Grundkenntnisse des Qualitätsmanagements und der ISO-Normung sind von Vorteil.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte und systematische Arbeitsweise aus. Deine Genauigkeit und dein Ordnungssinn helfen dir, auch komplexe Dokumentenbestände übersichtlich zu verwalten. Du arbeitest selbstständig und verantwortungsbewusst, bist aber auch teamfähig und kommunikationsstark. Ein ausgeprägtes Verständnis für Prozesse und die Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen, runden dein Profil ab. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Gleitzeit zwischen 7:00 und 18:00 Uhr, Kernarbeitszeit 9:00 bis 15:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem international agierenden Unternehmen mit einer attraktiven Vergütung von 19,00 €/Stunde. Du arbeitest in einem modern ausgestatteten Büro mit ergonomischen Arbeitsplätzen und neuester Technik. Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement stehen dir zur Verfügung. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeitmodelle, ein subventioniertes Betriebsrestaurant und gute Verkehrsanbindungen. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit strebt unser Kunde eine direkte Übernahme an.