Vollzeit: Dokumentationsassistent (m/w/d) für Bad Homburg – 19,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bad Homburg erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit als Dokumentationsassistent in einem dynamischen Unternehmensumfeld. Du wirst in einem modern ausgestatteten Archiv arbeiten, das sowohl physische als auch digitale Dokumente verwaltet. Deine Arbeit trägt wesentlich zur Informationsorganisation und Wissensbewahrung des Unternehmens bei. Du wirst mit spezieller Archivierungssoftware arbeiten und regelmäßig mit verschiedenen Fachabteilungen in Kontakt stehen, um deren Archivierungsanforderungen umzusetzen.

Branche: Verwaltung & Archiv

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter

Aufgaben:

Als Dokumentationsassistent übernimmst du die systematische Erfassung und Verwaltung aller relevanten Geschäftsunterlagen. Du entwickelst und optimierst Ablagesysteme, digitalisierst physische Dokumente mittels Hochleistungsscannern und pflegst die digitale Datenbank. Zu deinen Aufgaben gehört auch die Verschlagwortung und Kategorisierung von Dokumenten für eine effiziente Suche, sowie die Qualitätskontrolle der eingescannten Dokumente und die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes bei der Archivierung sensibler Unterlagen.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben wirst du Archivnutzerstatistiken erstellen und auswerten, bei der Entwicklung von Archivierungsrichtlinien mitwirken und gelegentlich Schulungen für neue Mitarbeiter zum Thema Dokumentenmanagement durchführen. Du übernimmst die Koordination mit externen Dienstleistern für Spezialprojekte, unterstützt bei der Implementierung neuer Archivierungstechnologien und hilfst bei der Vorbereitung von Audits oder Zertifizierungen, die die Dokumentenverwaltung betreffen.

Anforderungen:

Wir suchen für diese Position idealerweise Bewerber mit einer abgeschlossenen Ausbildung im Bereich Informationsmanagement, Bibliothekswesen oder kaufmännischen Bereich. Auch Quereinsteiger mit Erfahrung in der systematischen Datenverwaltung sind willkommen. Du solltest sehr gute MS Office-Kenntnisse haben, insbesondere in Excel und Access, und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen. Grundlegende Kenntnisse in der Datenbankverwaltung und ein Verständnis für Datenschutzrichtlinien sind wichtig.

Deine persönlichen Stärken sollten ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein Blick für strukturierte Abläufe sein. Du arbeitest präzise und gewissenhaft, kannst eigenständig Prioritäten setzen und bist in der Lage, auch komplexe Informationen systematisch zu erfassen und zu ordnen. Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten sind wichtig, um effektiv mit verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten. Eine hohe Lernbereitschaft hilft dir, dich kontinuierlich in neue Archivierungsmethoden und -technologien einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr. Gleitzeit ist nach Absprache möglich. In der Einarbeitungsphase wird ein fester Zeitplan vereinbart, später sind flexiblere Modelle mit Kernarbeitszeiten denkbar. Je nach Projektaufkommen kann gelegentlich auch Mehrarbeit anfallen, die entsprechend vergütet oder durch Freizeitausgleich abgegolten wird.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 19,80 € pro Stunde sowie einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung, regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung sowie moderne Arbeitsgeräte und ergonomische Arbeitsplatzausstattung. Zusätzlich erwarten dich Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen, betriebliche Gesundheitsförderung und die Möglichkeit, nach erfolgreicher Einarbeitung teilweise im Homeoffice zu arbeiten.