Vollzeit: Bürodokumentenmanager (m/w/d) für Heilbronn – 19,50 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Bürodokumentenmanager in Heilbronn wirst du für die zentrale Verwaltung der Geschäftsunterlagen eines expandierenden Einzelhandelsunternehmens verantwortlich sein. CALUMA vermittelt dich an einen dynamischen Arbeitgeber, der eine strukturierte Archivierung seiner Geschäftsdokumente, Verträge und Handelsdokumente benötigt. Du arbeitest in der Unternehmenszentrale und koordinierst das Dokumentenmanagement für mehrere Filialen in der Region.

Branche: Einzelhandel

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivkoordinator (m/w/d)

Aufgaben:

In dieser verantwortungsvollen Position übernimmst du die Organisation und Verwaltung des zentralen Dokumentenarchivs für alle Standorte. Du entwickelst und implementierst einheitliche Ablagestrukturen für die verschiedenen Dokumentenarten, führst die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Handelsdokumenten durch und pflegst das Dokumentenmanagementsystem. Die Indizierung und Verschlagwortung für die spätere Recherche, die Verwaltung von Lieferanten- und Kundenakten sowie die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Organisation der fachgerechten Dokumentenvernichtung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben. Zudem koordinierst du die Archivierungsprozesse zwischen Zentrale und Filialen.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Schulung von Filialmitarbeitern in Archivierungsfragen, erstellst Handbücher und Leitfäden für die korrekte Dokumentenablage und unterstützt bei der Optimierung des Dokumentenflusses zwischen den Standorten. Du erstellst regelmäßige Berichte zum Dokumentenbestand, hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für Wirtschaftsprüfungen und Audits und unterstützt bei der Implementierung neuer Software für das Dokumentenmanagement. Bei Bedarf übernimmst du auch Recherchen in Altbeständen für verschiedene Abteilungen.

Anforderungen:

Für diese koordinierende Position bringst du idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Archivbereich mit. Erfahrung im Einzelhandel ist von Vorteil, aber nicht Voraussetzung. Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen. Deine strukturierte Arbeitsweise, dein Organisationstalent und deine Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, zeichnen dich aus. Kenntnisse im Bereich Datenschutz und zu handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen runden dein Profil ab.

Du verfügst über ein herausragendes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Ablagestrukturen zu entwickeln und zu pflegen. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, große Informationsmengen zu strukturieren und zugänglich zu machen. Du arbeitest äußerst präzise und zuverlässig, auch unter Zeitdruck. Deine Kommunikationsstärke und dein sicheres Auftreten unterstützen dich bei der Koordination mit verschiedenen Filialen und Abteilungen. Du bist dienstleistungsorientiert und stellst Informationen schnell und zuverlässig bereit. Deine IT-Affinität hilft dir bei der Nutzung und Weiterentwicklung digitaler Archivierungslösungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, gelegentlich auch Besuch von Filialen

Zusammenfassung:

Als Bürodokumentenmanager in Heilbronn bieten wir dir einen sicheren Arbeitsplatz mit attraktiver Vergütung (19,50 €/Stunde) in einem wachsenden Unternehmen des Einzelhandels. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag, einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage Heilbronns mit guter Verkehrsanbindung und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung. Die dynamische Unternehmenskultur ermöglicht es dir, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten. Zudem profitierst du von Mitarbeiterrabatten auf Produkte des Unternehmens und von Teamevents und gemeinsamen Aktivitäten.