Vollzeit: Büroarchivfachkraft (m/w/d) in Kaarst – 19,20 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Kaarst wirst du für ein expandierendes Dienstleistungsunternehmen tätig, das seinen gesamten Archivbereich neu strukturiert. Du arbeitest in modern eingerichteten Büroräumen mit einer Mischung aus physischem Archiv und digitalen Archivierungssystemen. Das Team besteht aus erfahrenen Bürofachkräften und Archivexperten, die gemeinsam an der Optimierung der Informationsverwaltung arbeiten. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell und lösungsorientiert mit klaren Zielvorgaben.

Branche: Bürodienstleistungen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft

Aufgaben:

Als Büroarchivfachkraft bist du verantwortlich für die Organisation und Verwaltung sämtlicher Geschäftsunterlagen. Du entwickelst und implementierst effiziente Ablagesysteme, katalogisierst Dokumente nach festgelegten Standards und führst die systematische Digitalisierung wichtiger Unterlagen durch. Die Erfassung und Pflege von Metadaten im Archivverwaltungssystem sowie die Qualitätskontrolle der archivierten Informationen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du stellst sicher, dass alle rechtlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Neben dem Kerngeschäft übernimmst du die Beratung von Fachabteilungen zu Archivierungsstandards und unterstützt bei der Entwicklung von Dokumentenworkflows. Du führst regelmäßige Audits des Archivbestands durch und erstellst Berichte zum Archivstatus für das Management. Bei komplexen Rechercheanfragen führst du gezielte Datenabfragen durch und bereitest die Ergebnisse für die Anfragenden auf. Du koordinierst auch die rechtskonforme Vernichtung von Altakten und dokumentierst diese Prozesse lückenlos.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist für diese Position vorteilhaft. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office und Datenbanksystemen. Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement oder Büroorganisation ist wünschenswert. Du solltest mit den Grundlagen des Datenschutzes und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vertraut sein. Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sind unerlässlich. Idealerweise bringst du auch Grundkenntnisse in Prozessoptimierung mit.

Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent und systematisches Denken aus. Deine Arbeitsweise ist präzise und zuverlässig, auch bei Routineaufgaben. Du verfügst über ein gutes Zahlenverständnis für die Arbeit mit Aktenzeichen und Ablagesystemen. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit helfen dir bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Du arbeitest selbstständig und lösungsorientiert, kannst Prioritäten setzen und auch unter Zeitdruck qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern. Ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich für dich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 38,5 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:30 und 18:00 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit einer attraktiven Vergütung von 19,20 € pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Urlaub im Jahr sowie zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung. Nach einer umfassenden Einarbeitung erwarten dich regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten und gute Perspektiven zur beruflichen Weiterentwicklung. Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice unterstützen deine Work-Life-Balance.