Vollzeit: Büroarchivar (m/w/d) für Versicherungsunternehmen in Hagen – 18,00 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Hagen arbeitest du im Archivbereich von Versicherungsgesellschaften und Finanzdienstleistern an der Organisation und Verwaltung umfangreicher Vertrags- und Kundendokumentationen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in gut ausgestatteten Büroräumen mit modernen Archivierungssystemen für die besonderen Anforderungen der Versicherungsbranche. Du trägst zur effizienten Verwaltung wichtiger Versicherungsdokumente bei und unterstützt damit die Geschäftsprozesse im Kundenservice und Vertragsmanagement. CALUMA vermittelt dich an renommierte Unternehmen der Versicherungsbranche, die zuverlässige Mitarbeiter für ihr Dokumentenmanagement suchen.

Branche: Finanz & Versicherung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Büroarchivar im Versicherungsbereich erfasst und katalogisierst du Versicherungspolicen, Vertragsunterlagen und Schadensakte nach vorgegebenen Ablagesystemen. Du digitalisierst eingehende Dokumente mittels Scanner und ordnest sie den entsprechenden digitalen Kundenakten zu. Die systematische Ablage von Originaldokumenten mit besonderer rechtlicher Relevanz gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du stellst sicher, dass alle versicherungsrelevanten Dokumente gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviert und bei Bedarf schnell auffindbar sind. Die Qualitätskontrolle digitalisierter Dokumente auf Vollständigkeit und Lesbarkeit fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest Anfragen aus Fachabteilungen wie Schadenbearbeitung oder Vertragsabteilung und stellst benötigte Unterlagen zeitnah zur Verfügung. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Organisation der fachgerechten Vernichtung nach Fristablauf gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben den Kernaufgaben unterstützt du bei der Optimierung von Archivierungsprozessen für mehr Effizienz im Dokumentenfluss. Du hilfst bei der Implementierung neuer Dokumentenmanagementsysteme und der Migration bestehender Datenbestände. Die Erstellung von Statistiken über Dokumentenbestände und Archivnutzung gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Unterlagen für interne und externe Audits. Gelegentlich übernimmst du die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Archivierungsprozesse und -systeme. Die Koordination mit externen Dienstleistern für Großdigitalisierungsprojekte oder die Entwicklung von Vorschlägen zur Verbesserung der Dokumentenablage können ebenfalls Teil deiner Tätigkeit sein. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen bei der korrekten Dokumentenablage gemäß Compliance-Richtlinien.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du keine spezifische Ausbildung im Versicherungsbereich, solltest jedoch ein Grundverständnis für die Bedeutung sorgfältiger Dokumentation in einer regulierten Branche mitbringen. Du verfügst über gute PC-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Bürosoftware und Scannern. Eine strukturierte, systematische Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch bei großen Dokumentenmengen den Überblick zu behalten, werden vorausgesetzt. Ein Verständnis für Vertraulichkeit und Datenschutz ist unerlässlich, da du mit sensiblen Kundendaten arbeitest. Vorteilhaft sind Erfahrungen im Büroumfeld oder im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen. Die Bereitschaft, dich in branchenspezifische Ablagesysteme einzuarbeiten, wird erwartet.

In diesem Job sind besonders Sorgfalt und eine hohe Genauigkeit beim Umgang mit Versicherungsdokumenten gefragt. Du verfügst über eine gute Konzentrationsfähigkeit auch bei repetitiven Tätigkeiten wie Scannen und Indizieren. Organisationstalent und systematisches Denken helfen dir, auch komplexe Ablagestrukturen effizient zu handhaben. Deine Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit stellen sicher, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden. Im Team arbeitest du kooperativ und kommunikativ. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der prompten und präzisen Bearbeitung von Dokumentenanfragen. Belastbarkeit in Phasen mit hohem Dokumentenaufkommen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, runden dein Profil ab. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kundeninformationen ist selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 38-40 Stunden pro Woche mit Arbeitszeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr. Je nach Unternehmen sind flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeit möglich. Es handelt sich um Tagesarbeit ohne Schichtdienst, gelegentliche Überstunden können in Zeiten mit erhöhtem Dokumentenaufkommen, beispielsweise zum Jahresabschluss, anfallen.

Zusammenfassung:

Als Büroarchivar im Versicherungsbereich in Hagen erhältst du einen attraktiven Stundenlohn von 18,00 Euro in einer stabilen, krisensicheren Branche. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Prozessen und Abläufen. Die Tätigkeit bietet dir regelmäßige Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste und damit eine gute Work-Life-Balance. Du erhältst Einblicke in Versicherungsprozesse und erwirbst wertvolles Branchenwissen. Je nach Einsatzunternehmen werden zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, vergünstigte Versicherungsangebote für Mitarbeiter oder flexible Arbeitszeitmodelle angeboten. Nach erfolgreicher Vermittlung und bei guten Leistungen bestehen gute Chancen auf Übernahme durch das Kundenunternehmen und langfristige Beschäftigungsperspektiven. CALUMA unterstützt dich mit persönlicher Betreuung während des gesamten Vermittlungsprozesses.