Vollzeit: Büroarchivar (m/w/d) für Ostfildern – 18,00 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Büroarchivar in Ostfildern arbeitest du für ein mittelständisches Unternehmen aus der Elektronikbranche. Deine Hauptaufgabe besteht in der Neustrukturierung und anschließenden Verwaltung des Unternehmensarchivs, das sowohl physische als auch digitale Dokumente umfasst. Mit deiner Arbeit trägst du wesentlich zur Optimierung der Informationsflüsse und zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben zählt die Entwicklung und Implementierung eines strukturierten Archivierungssystems für alle Unternehmensbereiche. Du übernimmst die Erfassung, Katalogisierung und systematische Ablage von Geschäftsunterlagen, technischen Dokumentationen und Qualitätssicherungsdokumenten. Die Koordination der Digitalisierung wichtiger Papierdokumente und die Pflege des elektronischen Dokumentenmanagementsystems fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Zudem überwachst du die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und organisierst die fachgerechte Entsorgung abgelaufener Akten.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben bearbeitest du Rechercheanfragen aus verschiedenen Fachabteilungen und stellst benötigte Unterlagen bereit. Du erstellst regelmäßige Berichte zum Archivbestand und identifizierst Verbesserungspotenziale in der Dokumentenverwaltung. Die Schulung von Kollegen im korrekten Umgang mit dem Archivierungssystem gehört ebenso zu deinem Aufgabenspektrum wie die Vorbereitung von Unterlagen für externe Audits. Bei Bedarf unterstützt du auch bei allgemeinen administrativen Aufgaben zur Entlastung der Verwaltung.

Anforderungen:

Für diese Position verfügst du idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Informationsmanagement. Erste Berufserfahrung in der Dokumentenverwaltung oder im Archivwesen ist wünschenswert. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS Office und idealerweise mit Dokumentenmanagementsystemen. Grundkenntnisse über gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen sind von Vorteil. Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise ist unerlässlich.

Du zeichnest dich durch ein hohes Maß an Organisationstalent und analytischem Denkvermögen aus. Deine systematische und strukturierte Arbeitsweise hilft dir, auch komplexe Dokumentenbestände effizient zu verwalten. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich, bist aber auch teamfähig und kommunikationsstark im Umgang mit verschiedenen Abteilungen. Deine Genauigkeit und Zuverlässigkeit stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt archiviert und leicht auffindbar sind. Diskretion im Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, Gleitzeit möglich, 40-Stunden-Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen verantwortungsvollen Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit einer attraktiven Vergütung von 18,00 €/Stunde. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit guter technischer Ausstattung. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeitmodelle, 30 Tage Urlaub und einen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge. Der Standort ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar, und es stehen kostenlose Mitarbeiterparkplätze zur Verfügung. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit wird eine direkte Übernahme durch unseren Kunden angestrebt.