Vollzeit: Büroarchiv-Koordinator (m/w/d) für Lingen – 18,20 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Lingen (Ems) erwartet dich eine verantwortungsvolle Position im Bereich Archiv- und Dokumentenmanagement eines regionalen Unternehmens. Du übernimmst die Koordination und Organisation des physischen und digitalen Archivs und fungierst als zentrale Anlaufstelle für alle archivrelevanten Fragen. In einem modernen Arbeitsumfeld gestaltest du aktiv die Weiterentwicklung der Archivierungsprozesse und sorgst für einen effizienten Informationsfluss im Unternehmen. Diese Position bietet dir die Chance, deine organisatorischen Fähigkeiten einzubringen und eigenverantwortlich zu arbeiten.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Aktenverwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Büroarchiv-Koordinator/in in Lingen bist du verantwortlich für die Organisation und Verwaltung des gesamten Unternehmensarchivs. Du entwickelst und implementierst effiziente Ablagesysteme und Dokumentationsprozesse. Die Überwachung und Steuerung des Dokumentenflusses von der Erstellung bis zur Archivierung gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du koordinierst die Digitalisierung von Papierakten und sorgst für deren korrekte elektronische Indexierung und Ablage. Die Beratung von Fachabteilungen in Fragen der Aktenführung und Dokumentenverwaltung fällt in deinen Verantwortungsbereich. Zudem überwachst du die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und organisierst die fachgerechte Entsorgung nicht mehr benötigter Unterlagen.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben erstellst du Richtlinien und Arbeitsanweisungen für die Dokumentenablage im Unternehmen. Du führst Schulungen für Mitarbeiter zur korrekten Aktenführung und zum Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem durch. Die regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Archivprozesse sowie die Erstellung von Statistiken zur Archivnutzung gehören zu deinen Nebenaufgaben. Bei Bedarf koordinierst du Umzüge von Archivmaterial bei Raumwechseln oder Umstrukturierungen. Du arbeitest eng mit der IT-Abteilung zusammen, um technische Lösungen für die Archivierung zu implementieren und weiterzuentwickeln. Zudem unterstützt du bei der Erstellung von Notfallplänen für die Dokumentensicherung und bei der Durchführung regelmäßiger Inventuren des Archivbestands.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Verwaltungsbereich erforderlich, gerne mit Zusatzqualifikation im Bereich Dokumentenmanagement oder Archivwesen. Du solltest über Erfahrung in der Organisation und Verwaltung von Dokumentenbeständen verfügen. Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel) und Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen werden vorausgesetzt. Ein Verständnis für rechtliche Aspekte der Dokumentenaufbewahrung (Aufbewahrungsfristen, Datenschutz) ist wichtig. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und hast ein hohes Maß an Organisationstalent. Kommunikations- und Teamfähigkeit sind ebenso wichtig wie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Für diese Position sind deine ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten und dein systematisches Denkvermögen besonders wichtig. Du solltest in der Lage sein, komplexe Ablagesysteme zu entwickeln, zu verstehen und anzuwenden. Deine Kommunikationsstärke hilft dir bei der Beratung von Kollegen und der Durchführung von Schulungen. Ein gutes technisches Verständnis für Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme ist erforderlich. Du arbeitest sorgfältig, präzise und kannst auch unter Zeitdruck den Überblick behalten. Die Fähigkeit, Prozesse zu analysieren und zu optimieren, sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 38,5 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:00 und 18:00 Uhr mit Kernarbeitszeit von 9:00 bis 15:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten in einem etablierten regionalen Unternehmen. Du erhältst eine attraktive Vergütung mit regelmäßigen Anpassungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Eine umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung im Bereich Dokumentenmanagement sind selbstverständlich. Ein moderner Arbeitsplatz mit zeitgemäßer technischer Ausstattung steht dir zur Verfügung. Flexible Arbeitszeitmodelle und 30 Tage Jahresurlaub ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von betrieblicher Altersvorsorge und regelmäßigen Mitarbeiterevents. Als Vermittlungsagentur CALUMA begleiten wir dich professionell während des gesamten Bewerbungsprozesses und sorgen für einen reibungslosen Einstieg.