Vollzeit: Büroarchiv-Fachkraft (m/w/d) für Lehrte – 19,20 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Büroarchiv-Fachkraft in Lehrte erwartet dich eine verantwortungsvolle Position im Dokumentenmanagement eines mittelgroßen Unternehmens. Du übernimmst die Hauptverantwortung für das Firmenarchiv und gestaltest aktiv die Optimierung der Archivierungsprozesse. In einem eingespielten Team sorgst du für die professionelle Verwaltung aller wichtigen Unternehmensunterlagen und fungierst als Ansprechpartner für verschiedene Abteilungen bei archivrelevanten Fragen. Du arbeitest in modern ausgestatteten Räumlichkeiten und nutzt zeitgemäße Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme.

Branche: Verwaltung & Archivwesen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivspezialist (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben zählt die eigenverantwortliche Organisation und Weiterentwicklung des Unternehmensarchivs nach aktuellen Standards. Du entwickelst und implementierst effiziente Ablagesysteme und Dokumentenflüsse. Die fachgerechte Erfassung, Kategorisierung und Indexierung von Geschäftsdokumenten sowohl in physischer als auch in digitaler Form gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du überwachst die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und organisierst regelmäßige Bestandsrevisionen. Bei Anfragen führst du gezielte Recherchen durch und stellst relevante Dokumente zeitnah bereit.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben erstellst du regelmäßig Statistiken zur Archivnutzung und zum Dokumentenaufkommen. Du entwickelst Vorschläge zur Prozessoptimierung im Archivwesen und arbeitest bei der Implementierung neuer Dokumentenmanagementsysteme mit. Du schulst Kollegen anderer Abteilungen im korrekten Umgang mit Archivmaterial und in grundlegenden Dokumentenmanagementprozessen. Bei Bedarf übernimmst du die Koordination der Digitalisierung von Altakten, auch in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Zudem hilfst du bei der Entwicklung von Notfallplänen für den Schutz wichtiger Dokumente.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich mit Zusatzqualifikation im Archiv- oder Dokumentenmanagement wünschenswert, aber auch Quereinsteiger mit relevanter Berufserfahrung sind willkommen. Du solltest über fundierte Kenntnisse in der Aktenführung und in Dokumentenmanagementsystemen verfügen. Erfahrung mit Digitalisierungsprozessen und elektronischer Archivierung ist von Vorteil. Sicherer Umgang mit MS Office und Datenbankanwendungen wird vorausgesetzt. Du bringst ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Zuverlässigkeit mit. Verständnis für rechtliche Aspekte der Dokumentenaufbewahrung (Aufbewahrungsfristen, Datenschutz) ist erforderlich.

Für diese anspruchsvolle Position sind deine ausgeprägten analytischen Fähigkeiten und dein strukturiertes Denkvermögen besonders wichtig. Du solltest über ein hohes Maß an Selbstorganisation verfügen und in der Lage sein, komplexe Ablagesysteme zu entwickeln und zu pflegen. Deine Kommunikationsstärke hilft dir bei der Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen. Ein gutes technisches Verständnis für Archivierungs- und Dokumentenmanagementsoftware ist erforderlich. Du arbeitest lösungsorientiert und kannst auch unter Zeitdruck präzise arbeiten. Deine ausgeprägte Serviceorientierung zeigt sich in der schnellen und zuverlässigen Bearbeitung von Dokumentenanfragen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 38,5 Stunden pro Woche, Kernarbeitszeit zwischen 9:00 und 16:00 Uhr, ansonsten flexible Gestaltung möglich.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit eigenen Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen. Du erhältst eine attraktive Vergütung sowie regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Digitalisierung. Ein moderner, ergonomischer Arbeitsplatz mit neuester Soft- und Hardware für effizientes Archivmanagement steht dir zur Verfügung. Flexible Arbeitszeitmodelle und 30 Tage Jahresurlaub ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsmaßnahmen. Als Vermittlungsagentur CALUMA unterstützen wir dich während des gesamten Bewerbungsprozesses und sorgen für einen reibungslosen Einstieg.