Vollzeit: Büro- und Archivfachkraft (m/w/d) für Rastatt – 18,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Rastatt unterstützt du ein erfolgreiches mittelständisches Industrieunternehmen bei der umfassenden Neustrukturierung seines Unternehmensarchivs. Du arbeitest in einem kleinen, engagierten Team und bist maßgeblich an der Entwicklung und Umsetzung eines modernen Archivierungskonzepts beteiligt. Dein Arbeitsplatz befindet sich in neu gestalteten Büroräumen mit zeitgemäßer technischer Ausstattung. Deine Tätigkeit verbindet klassische Archivarbeit mit der Einführung innovativer digitaler Archivierungslösungen. Du spielst eine Schlüsselrolle bei der Effizienzsteigerung des Unternehmens durch verbesserte Informationsprozesse und trägst zur Sicherung wichtiger Unternehmensunterlagen bei.

Branche: Bürodienstleistungen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die umfassende Bestandsaufnahme und Analyse des vorhandenen Archivmaterials, die Konzeption und Implementierung eines neuen physischen und digitalen Archivierungssystems, die Festlegung von Standards und Prozessen für die künftige Archivierung, die Digitalisierung und Indexierung wichtiger Bestandsdokumente, die Schulung von Kollegen in der Nutzung des neuen Archivierungssystems, die Bearbeitung von Rechercheanfragen verschiedener Abteilungen sowie die laufende Optimierung der Archivierungsprozesse.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du folgende Tätigkeiten: Erarbeitung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, Koordination mit externen Dienstleistern für Digitalisierungsprojekte, Abstimmung mit der IT-Abteilung bei der Implementierung digitaler Archivlösungen, Mitwirkung bei der Planung und Gestaltung von Archivräumen, Durchführung regelmäßiger Qualitätskontrollen der Archivierungsprozesse, Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation in Spitzenzeiten sowie Erstellung regelmäßiger Statusberichte für das Management.

Anforderungen:

Für diese Position wünschen wir uns idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder eine vergleichbare Qualifikation. Auch Quereinsteiger mit relevanter Berufserfahrung im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement sind willkommen. Du solltest über sehr gute MS-Office-Kenntnisse verfügen, idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen haben und ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Datensicherheit mitbringen. Organisationstalent, analytisches Denken und eine strukturierte Arbeitsweise runden dein Profil ab.

Folgende Fähigkeiten zeichnen dich als idealen Kandidaten aus: Ausgeprägtes konzeptionelles Denken und analytische Fähigkeiten, exzellente Organisationsfähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise, sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen, Projekterfahrung im Bereich Prozessoptimierung von Vorteil, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen bei der Implementierung neuer Prozesse sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Lösungsorientierung.

Arbeitszeiten:

Die reguläre Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Es besteht die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Kernarbeitszeiten von 9:00 bis 15:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 18,50 € pro Stunde, einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit, 30 Tage Urlaub pro Jahr, flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung, ein spannendes Projekt mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsmöglichkeiten, regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung, moderne technische Ausstattung und Arbeitsmittel, ein angenehmes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Firmenparkplätze und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, betriebliche Altersvorsorge sowie Mitarbeiterevents und Teamaktivitäten.