Vollzeit: Archivmitarbeiter (m/w/d) in Essen – 17,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Archivmitarbeiter in Essen erwartet dich eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem strukturierten Umfeld. Du bist verantwortlich für die systematische Ablage und Verwaltung wichtiger Unterlagen in einem modernen Archivierungssystem. Du arbeitest in einem freundlichen Team und erhältst eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Archivsysteme des Unternehmens. In dieser Position sorgst du für Ordnung und Übersichtlichkeit im Dokumentenmanagement und unterstützt damit effiziente Geschäftsprozesse.

Branche: Bürowirtschaft

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Sichtung, Sortierung und Archivierung von Dokumenten nach festgelegten Ablagesystemen. Du erfasst neue Dokumente in digitalen Datenbanken, vergibst Signaturen und stellst die korrekte Einlagerung sicher. Regelmäßig führst du Bestandskontrollen durch, aktualisierst Archivverzeichnisse und stellst die systematische Ablage nach Themenbereichen, Jahrgängen oder anderen Ordnungskriterien sicher. Bei Anfragen recherchierst du gezielt im Archivbestand und stellst benötigte Unterlagen termingerecht zur Verfügung.

Neben den Haupttätigkeiten übernimmst du die Digitalisierung älterer Dokumente mittels Scanner und Archivierungssoftware. Du erstellst regelmäßige Berichte über den Archivbestand und machst Vorschläge zur Optimierung der Ablagestruktur. Bei Bedarf unterstützt du bei der Aussonderung von Altakten nach Aufbewahrungsfristen und bereitest diese zur datenschutzkonformen Vernichtung vor. Gelegentlich hilfst du bei administrativen Aufgaben wie dem Kopieren wichtiger Unterlagen oder der Vorbereitung von Aktentransporten zwischen verschiedenen Standorten.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich. Alternativ qualifizieren dich auch eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder vergleichbare Qualifikationen. Grundkenntnisse in der Archivierung und im Umgang mit Datenbanken sowie MS Office sind von Vorteil. Du solltest über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mitbringen. Erste Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Sorgfalt und Genauigkeit sowie dein systematisches Denken. Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei großen Dokumentenmengen den Überblick zu behalten, zeichnen dich aus. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig, bist belastbar und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Technisches Verständnis für Archivierungssoftware und digitale Dokumentenmanagementsysteme sowie physische Belastbarkeit für das gelegentliche Heben von Aktenordnern runden dein Profil ab. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, Vollzeit (40 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit angenehmer Arbeitsatmosphäre geboten. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und hast die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung durch interne Schulungen. Dich erwarten abwechslungsreiche Aufgaben in einem modernen Arbeitsumfeld mit aktueller technischer Ausstattung. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und 30 Tagen Urlaub im Jahr. Darüber hinaus wird dir eine leistungsgerechte Vergütung von 17,80 € pro Stunde sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld nach der Probezeit geboten.