Vollzeit: Archivmitarbeiter (m/w/d) für Filderstadt – 18,30 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Archivmitarbeiter in Filderstadt erwartet dich eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Dienstleistungsunternehmen. Du bist verantwortlich für die fachgerechte Organisation, Verwaltung und Pflege des Unternehmensarchivs, das sowohl physische als auch digitale Dokumente umfasst. In dieser Position sorgst du für strukturierte Ablagesysteme und gewährleistest den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Du arbeitest in einem motivierten Team und unterstützt durch deine sorgfältige Archivierungsarbeit effiziente Geschäftsprozesse. Deine Tätigkeit findet in einem gut ausgestatteten Archivbereich statt, der mit modernen Archivierungssystemen ausgestattet ist.

Branche: Bürowirtschaft

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die systematische Erfassung und Katalogisierung von Geschäftsdokumenten nach definierten Ablageschemata. Du indexierst neue Unterlagen, weist ihnen die passenden Signaturen zu und sorgst für deren korrekte Einordnung ins Archiv. Regelmäßig führst du Bestandskontrollen durch, aktualisierst Archivverzeichnisse und überwachst Aufbewahrungsfristen. Bei Rechercheanfragen identifizierst du die relevanten Dokumente und stellst diese den anfragenden Abteilungen zur Verfügung. Du dokumentierst Aktenausgaben und -rücknahmen und sorgst für eine lückenlose Nachverfolgung der Dokumentenbewegungen.

Neben den Kernaufgaben unterstützt du bei der Digitalisierung ausgewählter Archivbestände mittels Scannern und Archivierungssoftware. Du hilfst bei der Aktualisierung der Archivdatenbank und pflegst Metadaten zur Verbesserung der Suchfunktionen ein. Gelegentlich erstellst du Statistiken und Berichte zum Archivbestand und machst Vorschläge zur Optimierung der Archivierungsprozesse. Bei Bedarf unterstützt du bei der Organisation von Aktentransporten zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten oder bei der Planung von Archivumzügen. Du hilfst auch bei der Aussonderung von Altakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und koordinierst deren datenschutzkonforme Vernichtung.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich auch eine Ausbildung als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder vergleichbare Qualifikationen. Du solltest über gute MS-Office-Kenntnisse verfügen und Erfahrung im Umgang mit Datenbanken haben. Grundkenntnisse in digitaler Archivierung und Dokumentenmanagement sind von Vorteil. Du bringst eine systematische und sorgfältige Arbeitsweise mit und verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Erste Erfahrungen in der Aktenorganisation oder im Büroumfeld runden dein Profil ab.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und deinen Sinn für Struktur und Ordnung. Deine Genauigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass Dokumente zuverlässig wiedergefunden werden können. Du arbeitest selbständig und verantwortungsbewusst, behältst auch bei umfangreichen Archivbeständen den Überblick und setzt Prioritäten. Körperliche Belastbarkeit für das gelegentliche Heben von Aktenordnern zeichnet dich ebenso aus wie deine PC-Affinität für die Arbeit mit digitalen Archivierungssystemen. Du verfügst über ein gutes Zahlen- und Buchstabenverständnis und bist in der Lage, verschiedene Ablagesysteme zu verstehen und anzuwenden. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Unternehmensdokumenten sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, Vollzeit (39 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem expandierenden Unternehmen in Filderstadt mit guter Verkehrsanbindung geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 18,30 € pro Stunde sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Dich erwarten 30 Tage Jahresurlaub und flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeit-Regelung. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung und regelmäßigen Schulungen zu Archivierungstechniken und Dokumentenmanagementsystemen. Dir wird ein moderner Arbeitsplatz mit ergonomischer Ausstattung sowie Mitarbeitervergünstigungen wie Fahrtkostenzuschuss und vergünstigtes Mittagessen in der Betriebskantine geboten. Nach erfolgreicher Einarbeitung bestehen gute Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Informationsmanagement.