Vollzeit: Archivkraft (m/w/d) für Löhne – 17,15 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Löhne erwartet dich eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement bei einem etablierten mittelständischen Unternehmen. Du übernimmst die verantwortungsvolle Aufgabe, das physische und digitale Unternehmensarchiv zu pflegen und weiterzuentwickeln. In einem kollegialen Arbeitsumfeld sorgst du für eine effiziente Organisation und leichte Zugänglichkeit aller wichtigen Geschäftsunterlagen. Mit deiner strukturierten Arbeitsweise trägst du maßgeblich zur reibungslosen Informationsversorgung aller Abteilungen bei.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Als Archivkraft in Löhne bist du verantwortlich für die systematische Erfassung, Katalogisierung und Ablage aller relevanten Geschäftsdokumente nach vorgegebenen Ordnungssystemen. Du digitalisierst Papierakten und indexierst sie für die elektronische Archivierung mit entsprechenden Metadaten. Die Pflege und Aktualisierung der physischen und digitalen Archivbestände gehört ebenso zu deinen täglichen Aufgaben wie die regelmäßige Überprüfung auf Vollständigkeit und Ordnung. Du bearbeitest Anfragen nach archivierten Unterlagen, recherchierst gezielt im Archivbestand und stellst die gewünschten Dokumente zeitnah bereit. Zudem führst du ein präzises System zur Nachverfolgung ausgeliehener Akten.

Neben deinen Hauptaufgaben entwickelst du Vorschläge zur Optimierung der Archivierungsprozesse und unterstützt bei deren Umsetzung. Du überwachst die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und organisierst die fachgerechte Entsorgung nicht mehr benötigter Unterlagen. Die Erstellung und Pflege von Richtlinien für die Dokumentenablage fällt ebenso in deinen Aufgabenbereich wie die Schulung von Kollegen in grundlegenden Archivierungsprozessen. Bei Bedarf unterstützt du bei der Zusammenstellung von Dokumentationen für externe Audits oder Zertifizierungen. Zudem hilfst du bei der Planung und Durchführung von Archivumzügen bei Standortwechseln oder Umstrukturierungen und koordinierst die Raumnutzung im Archivbereich.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich erforderlich, gerne mit Zusatzqualifikation im Bereich Archivwesen oder Dokumentenmanagement. Du solltest über grundlegende Kenntnisse in der Aktenführung und im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen verfügen. Gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, werden vorausgesetzt. Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und hast ein Auge für Details. Erfahrung mit Scantechnologien und grundlegende Kenntnisse zu rechtlichen Aspekten der Dokumentenaufbewahrung sind von Vorteil. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen ist selbstverständlich. Eine selbstständige Arbeitsweise und Organisationstalent runden dein Profil ab.

Für diese Position sind deine ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten und dein systematisches Denken besonders wichtig. Du solltest in der Lage sein, komplexe Ablagesysteme zu verstehen und weiterzuentwickeln. Die Fähigkeit, konzentriert und präzise zu arbeiten, auch bei wiederkehrenden Aufgaben, ist entscheidend für deinen Erfolg. Ein grundlegendes technisches Verständnis für Dokumentenmanagementsysteme und Scan-Technologien wird erwartet. Du solltest selbstständig arbeiten können und ein gutes Zeitmanagement haben. Kommunikations- und Teamfähigkeit im Umgang mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen sowie Serviceorientierung bei der Bearbeitung von Anfragen runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 38,5 Stunden pro Woche, Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit von 9:00 bis 15:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einem erfolgreichen mittelständischen Unternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement. Ein moderner, ergonomischer Arbeitsplatz mit zeitgemäßer technischer Ausstattung steht dir zur Verfügung. Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Jahresurlaub ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Neben der attraktiven Vergütung profitierst du von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge. Ein freundliches Team und flache Hierarchien sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima. Als Vermittlungsagentur CALUMA unterstützen wir dich professionell während des gesamten Bewerbungsprozesses.