Vollzeit: Archivkoordinator (m/w/d) in Dessau-Roßlau – 19,50 € pro Stunde

Jobbeschreibung

In Dessau-Roßlau erwartet dich eine anspruchsvolle Position als Archivkoordinator in einer öffentlichen Verwaltungseinrichtung. Du übernimmst eine Schlüsselrolle in einem engagierten Team, das für die professionelle Verwaltung und Organisation umfangreicher Verwaltungsakten und behördlicher Dokumente verantwortlich ist. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem historischen Verwaltungsgebäude mit modern ausgestatteten Archivräumen. Die Position ist besonders verantwortungsvoll, da du an der Schnittstelle zwischen analoger Aktenführung und digitaler Transformation arbeitest. Du wirst maßgeblich daran beteiligt sein, die Verwaltung beim Übergang zu einer modernen, digitalen Aktenverwaltung zu unterstützen.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Dokumentationsmanager (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die fachgerechte Organisation und Koordination des Behördenarchivs nach gesetzlichen Vorgaben und Archivstandards. Du leitest die systematische Digitalisierung von Verwaltungsakten und entwickelst effiziente Archivierungskonzepte. Die Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten im elektronischen Dokumentenmanagementsystem fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du führst komplexe Recherchen in Aktenbeständen durch und stellst relevante Unterlagen für verschiedene Behördenabteilungen, Bürgeranfragen und rechtliche Zwecke zusammen. Dabei überwachst du die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen. Du koordinierst die fachgerechte Aussonderung und Vernichtung von Altakten und erstellst detaillierte Dokumentationen über Aktenbestände und -bewegungen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du eine beratende Funktion für Fachabteilungen in Fragen der korrekten Aktenführung und Dokumentenverwaltung. Du entwickelst Schulungsunterlagen und führst Einweisungen für Mitarbeiter zum Thema Archivierung und Dokumentenmanagement durch. Gelegentlich koordinierst du Projekte zur Optimierung der Archivierungsprozesse und arbeitest mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsaufgaben zusammen. Du unterstützt bei der Vorbereitung behördlicher Prüfungen und Audits. Bei Bedarf hilfst du bei der Erstellung von Verwaltungsvorschriften zum Dokumentenmanagement. In besonderen Fällen übernimmst du die Betreuung von Besuchergruppen oder Praktikanten im Archivbereich.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder eine vergleichbare Qualifikation wünschenswert. Alternativ qualifizieren dich mehrjährige Berufserfahrung im Archiv- oder Dokumentenmanagement und entsprechende Weiterbildungen. Du solltest gute Kenntnisse in behördlichen Abläufen und Verwaltungsstrukturen mitbringen. Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen, sind erforderlich. Wir erwarten ein fundiertes Verständnis für Datenschutz- und Archivierungsvorschriften im öffentlichen Dienst. Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Genauigkeit und die Fähigkeit, komplexe Verwaltungsvorgänge zu durchdringen, werden vorausgesetzt.

Du zeichnest dich durch eine hervorragende analytische und konzeptionelle Denkweise aus. Dein ausgeprägtes Organisationstalent und deine strukturierte Arbeitsweise helfen dir, auch komplexe Archivbestände effizient zu verwalten. Du besitzt ein tiefes Verständnis für Ordnungsprinzipien und administrative Prozesse. Deine Sorgfalt und Präzision stellen sicher, dass behördliche Dokumente korrekt klassifiziert und archiviert werden. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich, auch bei komplexen Archivierungsprojekten. Deine Kommunikations- und Beratungskompetenz ermöglichen es dir, Kollegen in Archivierungsfragen professionell zu unterstützen. Du bist flexibel und anpassungsfähig, um auf sich ändernde Anforderungen im Behördenumfeld reagieren zu können.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 7:00 und 16:00 Uhr, 39 Stunden pro Woche, Gleitzeit möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einem überdurchschnittlichen Stundenlohn von 19,50 Euro im öffentlichen Dienst. Der unbefristete Arbeitsvertrag wird direkt mit der Verwaltungseinrichtung geschlossen und bietet hervorragende Arbeitsplatzsicherheit. Du profitierst von familienfreundlichen Arbeitszeiten mit flexiblem Gleitzeitmodell ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste. Die attraktiven Sozialleistungen umfassen 30 Tage Jahresurlaub, eine zusätzliche Altersversorgung und ein umfassendes Gesundheitsprogramm. Regelmäßige Fortbildungen im Bereich Dokumentenmanagement und Verwaltungsrecht fördern deine berufliche Weiterentwicklung. Das kollegiale Arbeitsumfeld und flache Hierarchien sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Eine moderne technische Ausstattung und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung unterstützen dich in deiner täglichen Arbeit.