Vollzeit: Archivfachkraft (m/w/d) in Minden – 18,90 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Minden wirst du in einer öffentlichen Einrichtung eingesetzt, die ihre umfangreichen Verwaltungsakten professionell organisiert. Du arbeitest in einem etablierten Team, das für die gesetzeskonforme Archivierung behördlicher Dokumente verantwortlich ist. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem historischen Gebäude, das mit moderner Archivier- und Bürotechnik ausgestattet ist. Die Tätigkeit verbindet traditionelle Archivarbeit mit zeitgemäßen digitalen Methoden.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungsarchivkraft

Aufgaben:

Deine Kernaufgabe ist die systematische Verwaltung behördlicher Akten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen. Du katalogisierst Verwaltungsdokumente nach vorgegebenen Registraturrichtlinien, führst Akten dem Bestand zu und pflegst sowohl das physische als auch das digitale Archiv. Bei Anfragen aus verschiedenen Behördenabteilungen führst du zielgerichtete Recherchen durch und stellst benötigte Unterlagen termingerecht zur Verfügung. Zudem unterstützt du bei der regelmäßigen Aussonderung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben wirkst du bei der Umsetzung der E-Akte mit und unterstützt den digitalen Transformationsprozess in der Behörde. Du hilfst bei der Erstellung von Schulungsunterlagen für Mitarbeiter zum Umgang mit dem Archiv und führst gelegentlich Archivführungen für neue Kollegen durch. In regelmäßigen Abständen erstellst du Statistiken über den Aktenbestand und bereitest Berichte für die Behördenleitung vor. Bei Bedarf unterstützt du auch andere Verwaltungsabteilungen in Stoßzeiten bei allgemeinen Bürotätigkeiten.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation. Erste Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder im Bereich Aktenmanagement sind von Vorteil. Wir setzen gute Kenntnisse in MS Office und Grundwissen zu behördlichen Ablagestrukturen voraus. Kenntnisse der relevanten Vorschriften zur Aktenführung in Behörden und zum Datenschutz werden erwartet. Erfahrung mit digitalen Archivierungssystemen ist wünschenswert, aber nicht Bedingung.

Deine Stärken liegen in deiner strukturierten, gewissenhaften Arbeitsweise und deinem Verständnis für Verwaltungsprozesse. Du hast ein ausgeprägtes Ordnungsdenken und die Fähigkeit, auch komplexe Ablagestrukturen zu durchschauen. Deine Sorgfalt und Präzision gewährleisten eine fehlerfreie Dokumentation. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig, auch bei Routineaufgaben. Deine Kommunikationsstärke und Serviceorientierung helfen dir bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Behördenabteilungen. Zudem bist du diskret im Umgang mit sensiblen Informationen.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 39 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag zwischen 7:00 und 16:30 Uhr. Es gibt ein Gleitzeitsystem mit Kernarbeitszeit von 9:00 bis 15:00 Uhr. In Ausnahmefällen können auch Einsätze am frühen Abend notwendig sein, wenn dringende Rechercheanfragen vorliegen. Überstunden werden durch Freizeit ausgeglichen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit einem attraktiven Stundenlohn von 18,90 Euro in einem stabilen Arbeitsumfeld. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung und regelmäßigen Schulungen zu aktuellen Archivierungsstandards. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird durch flexible Arbeitszeitmodelle unterstützt. Es besteht die Möglichkeit, nach erfolgreicher Zusammenarbeit direkt vom Kunden übernommen zu werden. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien und klaren Strukturen.