Vollzeit: Archiv-Fachkraft (m/w/d) für Lörrach – 19,40 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Lörrach erwartet dich eine verantwortungsvolle Position im Bereich Archiv- und Dokumentenmanagement bei einem international tätigen Unternehmen. Du übernimmst die wichtige Aufgabe, das Unternehmensarchiv zu organisieren und zu optimieren. In einem multikulturellen Arbeitsumfeld sorgst du für die professionelle Verwaltung aller wichtigen Geschäftsunterlagen und unterstützt die verschiedenen Abteilungen bei der Informationsbeschaffung. Mit deinem Fachwissen trägst du maßgeblich zur Effizienzsteigerung der Dokumentenprozesse bei und fungierst als Experte für alle archivrelevanten Fragen.

Branche: Dokumentenmanagement

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivexperte (m/w/d)

Aufgaben:

Als Archiv-Fachkraft in Lörrach entwickelst und implementierst du moderne Archivierungskonzepte unter Berücksichtigung deutscher und schweizerischer Standards. Du organisierst und überwachst die systematische Erfassung, Katalogisierung und Ablage aller relevanten Geschäftsdokumente nach definierten Ordnungssystemen. Die Koordination der Digitalisierung von Papierakten und deren elektronische Indexierung fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du berätst verschiedene Fachabteilungen bei Fragen zur Aktenführung und Dokumentenablage und schulst Mitarbeiter in effizienten Archivierungsmethoden. Die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und die Organisation der fachgerechten Aktenvernichtung gehören ebenfalls zu deinen Kernaufgaben. Du führst regelmäßige Qualitätskontrollen der archivierten Dokumente durch und erstellst Statistiken zur Archivnutzung.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben arbeitest du an der kontinuierlichen Verbesserung der Archivierungsprozesse und entwickelst entsprechende Optimierungsvorschläge. Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für Spezialbereiche wie Aktenentsorgung oder Massendigitalisierung. Die Entwicklung und Implementierung von Notfallkonzepten für die Dokumentensicherung gehört zu deinen strategischen Aufgaben. Bei Bedarf unterstützt du bei der Vorbereitung von Dokumentationen für Audits oder Zertifizierungen. Du arbeitest eng mit der IT-Abteilung zusammen, um technische Lösungen für die Archivierung zu implementieren und weiterzuentwickeln. Zudem übernimmst du spezielle Rechercheprojekte und erstellst umfangreiche Dokumentationssammlungen zu bestimmten Themenkomplexen. Gelegentlich koordinierst du auch größere Archivumzüge oder Umstrukturierungen des Archivbereichs.

Anforderungen:

Für diese anspruchsvolle Position ist idealerweise eine Ausbildung oder ein Studium im Bereich Archivwesen, Informationsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation erforderlich. Du solltest über mehrjährige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement oder Archivwesen verfügen. Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen und im Umgang mit Datenbanken werden vorausgesetzt. Ein gutes Verständnis für rechtliche Grundlagen der Dokumentenaufbewahrung in Deutschland und idealerweise auch in der Schweiz ist wichtig. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse werden erwartet, Französischkenntnisse sind von Vorteil im grenznahen Dreiländereck. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten. Erfahrung in der Prozessoptimierung und im Projektmanagement rundet dein Profil ab.

Für diese Position sind deine konzeptionellen Fähigkeiten und dein systematisches Denkvermögen besonders wichtig. Du solltest in der Lage sein, komplexe Ablagesysteme zu entwickeln und anzupassen. Deine Kommunikationsstärke und interkulturelle Kompetenz helfen dir bei der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld. Ein tiefes Verständnis für Dokumentenmanagementsysteme und digitale Archivierungslösungen ist unerlässlich. Du arbeitest präzise, qualitätsbewusst und kannst auch unter Zeitdruck den Überblick behalten. Die Fähigkeit, Prozesse zu analysieren und zu optimieren, sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Problemlösungskompetenz runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:00 und 19:00 Uhr mit Kernarbeitszeit von 9:00 bis 15:00 Uhr, teilweise Home-Office möglich.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit internationalen Kontakten in einem etablierten Unternehmen im Dreiländereck. Du erhältst ein attraktives Gehaltspaket mit leistungsbezogenen Komponenten und regelmäßigen Anpassungen. Umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivwesen stehen dir zur Verfügung. Ein moderner, ergonomischer Arbeitsplatz mit neuester Hard- und Software ist selbstverständlich. Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive Home-Office-Option ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von einer überdurchschnittlichen betrieblichen Altersvorsorge und attraktiven Gesundheitsprogrammen. Als Vermittlungsagentur CALUMA unterstützen wir dich professionell während des gesamten Bewerbungsprozesses und sorgen für eine optimale Passung mit dem Unternehmen.