Vollzeit: Aktenverwaltungsfachkraft (m/w/d) für Böblingen – 19,20 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenverwaltungsfachkraft in Böblingen wirst du bei einem unserer Kunden aus der IT-Branche tätig sein. In dieser Position bist du verantwortlich für die professionelle Organisation und Verwaltung von Vertragsunterlagen, technischen Dokumentationen und Geschäftsakten. Deine Arbeit trägt wesentlich zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien und zur Effizienz der Unternehmensprozesse bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivfachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Kernaufgaben gehört die Entwicklung und Pflege eines strukturierten Ablagesystems für physische und digitale Dokumente. Du koordinierst den Prozess der Digitalisierung von Papierdokumenten und sorgst für deren korrekte Indexierung und Integration in das digitale Archiv. Die Überwachung und regelmäßige Aktualisierung der Dokumentenmanagementsoftware fällt ebenso in deinen Verantwortungsbereich wie die Durchführung komplexer Recherchen für Management und Fachabteilungen. Du stellst sicher, dass alle Dokumente entsprechend den gesetzlichen und unternehmensspezifischen Anforderungen aufbewahrt und bei Bedarf fachgerecht entsorgt werden.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben entwickelst du Richtlinien und Verfahren für die unternehmensinterne Dokumentenverwaltung und schulst Mitarbeiter in deren Anwendung. Du analysierst regelmäßig die Nutzung und Effizienz des Archivs und erarbeitest Vorschläge zur Prozessoptimierung. Bei Bedarf koordinierst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsprojekte und unterstützt bei Audits und Zertifizierungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen im Rahmen der Aktenverwaltung gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Anforderungen:

Für diese Position sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie fortgeschrittene PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagementsystemen, erforderlich. Idealerweise bringst du eine kaufmännische oder IT-bezogene Ausbildung mit und verfügst über Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement oder Archivwesen. Gute Englischkenntnisse sind aufgrund der internationalen Ausrichtung des Unternehmens wichtig. Ein solides Verständnis für Datenschutz und Informationssicherheit sowie die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten, runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit aus, komplexe Informationsstrukturen zu durchschauen und zu optimieren. Deine Genauigkeit und dein Blick fürs Detail helfen dir bei der präzisen Erfassung und Kategorisierung von Dokumenten. Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und kannst effiziente Arbeitsabläufe entwickeln und implementieren. Deine Kommunikationsstärke und dein überzeugender Präsentationsstil unterstützen dich bei der Vermittlung von Archivierungsstandards im Unternehmen. Deine Lernbereitschaft und deine Affinität zu digitalen Lösungen helfen dir, mit technologischen Entwicklungen Schritt zu halten.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche mit flexiblen Arbeitszeiten zwischen 7:00 und 19:00 Uhr im Rahmen eines Gleitzeitmodells. Es besteht die Möglichkeit, nach erfolgreicher Einarbeitung bis zu 30% im Home-Office zu arbeiten. Die regelmäßige Präsenz vor Ort ist wichtig für die Betreuung des physischen Archivs und die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer attraktiven Vergütung von 19,20 Euro pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Urlaub und profitierst von einer betrieblichen Altersvorsorge. Eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse sowie regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten sind selbstverständlich. Du arbeitest in einem modernen Bürogebäude mit ergonomischen Arbeitsplätzen und aktueller technischer Ausstattung. Zu den weiteren Benefits zählen flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell, ein Zuschuss zum Jobticket für den ÖPNV, kostenlose Getränke und frisches Obst sowie regelmäßige Teamevents. Die zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung und die Möglichkeit zum teilweisen Home-Office tragen zu einer guten Work-Life-Balance bei.