Vollzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Viernheim – 18,40 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Viernheim wirst du in einem etablierten Unternehmen mit großem Dokumentenbestand tätig sein. Du übernimmst die Verantwortung für die physische Aktenverwaltung und unterstützt bei der schrittweisen Digitalisierung des Archivs. Dein Arbeitsplatz bietet eine ausgewogene Mischung aus eigenständiger Arbeit und Teamaufgaben in einem strukturierten Umfeld.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Aktenverwalter

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Organisation und Pflege des physischen Aktenbestands nach systematischen Ablagekriterien, die Registratur eingehender Dokumente und deren Zuordnung zum richtigen Aktenbestand, die termingerechte Bereitstellung angeforderter Akten für verschiedene Abteilungen, die Überwachung der Aktenrückgabe und Mahnwesen bei überfälligen Ausleihen, die Kontrolle der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie die Vorbereitung von Akten für die Digitalisierung oder Entsorgung.

Zusätzlich wirst du an der Inventarisierung des Aktenbestands mitwirken, Raumbelegungspläne für das Archiv erstellen und aktualisieren, Umzüge von Aktenbeständen innerhalb des Archivs koordinieren, bei der Erstellung und Aktualisierung des Aktenplans unterstützen und als Ansprechpartner für grundlegende Fragen zur Aktenführung fungieren.

Anforderungen:

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung in der Akten- oder Dokumentenverwaltung, gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel), Grundverständnis für Datenschutz und rechtliche Aufbewahrungspflichten, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, präzise und zuverlässig zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch deinen herausragenden Ordnungssinn und deine systematische Arbeitsweise aus. Du behältst selbst bei großen Informationsmengen den Überblick und kannst logische Strukturen entwickeln und einhalten. Deine Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass keine Dokumente verloren gehen. Du bist körperlich belastbar für das gelegentliche Heben von Aktenordnern und besitzt die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und dennoch im Team zu funktionieren. Zudem bist du diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr mit flexibler Gleitzeitregelung, 39 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen, regelmäßige Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Schichtdienste, ein angenehmes Betriebsklima in einem hilfsbereiten Team, Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich moderner Dokumentenverwaltung, 30 Tage Jahresurlaub und die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge.