Vollzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Steuerberatungskanzleien in Haltern am See – 17,00 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Haltern am See unterstützt du Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftsprüfer bei der systematischen Verwaltung ihrer umfangreichen steuerrelevanten Dokumente und Mandantenunterlagen. Du arbeitest in professionellen Kanzleiräumen mit modernen Dokumentenmanagementsystemen, die auf die besonderen Anforderungen des Steuerrechts ausgerichtet sind. Dein Tätigkeitsbereich umfasst die Organisation, Archivierung und Bereitstellung wichtiger Unterlagen, die für die Steuerberatung und Buchhaltung benötigt werden. CALUMA vermittelt dich an etablierte Kanzleien, die zuverlässige Unterstützung im Bereich Dokumentenmanagement suchen.

Branche: Steuern & Finanzen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Aktenverwalter in Steuerberatungskanzleien sortierst und archivierst du steuerrelevante Dokumente, Belege und Mandantenunterlagen nach vorgegebenen Ablagesystemen. Du digitalisierst eingehende Dokumente mittels Scanner und ordnest sie den entsprechenden digitalen Mandantenakten zu. Die systematische Ablage von Steuererklärungen, Jahresabschlüssen und anderen wichtigen Dokumenten gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du stellst sicher, dass alle Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Dokumente archiviert und bei Bedarf schnell auffindbar sind. Die Qualitätskontrolle digitalisierter Dokumente auf Vollständigkeit und Lesbarkeit fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest Anfragen von Steuerberatern und Sachbearbeitern und stellst benötigte Unterlagen zeitnah zur Verfügung. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Organisation der fachgerechten Vernichtung nach Fristablauf gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Optimierung der Dokumentenflüsse zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden. Du hilfst bei der Implementierung und Pflege digitaler Aktensysteme und der Migration von Papierakten in digitale Archive. Die Erstellung von Statistiken über Dokumentenbestände und die Entwicklung von Lösungen für effizientere Ablagestrukturen gehören zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Unterlagen für Betriebsprüfungen oder Steuerprüfungen. Gelegentlich übernimmst du die Einarbeitung neuer Kollegen in die kanzleispezifischen Ablagesysteme. Die Mitarbeit bei der Entwicklung von Standards für die Mandantenkommunikation bezüglich Dokumentenlieferung oder die Unterstützung bei der Erstellung von Checklisten für die vollständige Dokumentation können ebenfalls Teil deiner Tätigkeit sein.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du keine steuerrechtliche Ausbildung, solltest jedoch ein grundlegendes Verständnis für die Bedeutung einer sorgfältigen Dokumentation im Steuerbereich mitbringen. Gute PC-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Scannern und Dokumentenmanagementsystemen sind wichtig. Du arbeitest strukturiert, genau und zuverlässig, da in steuerlichen Angelegenheiten die Vollständigkeit der Unterlagen entscheidend ist. Ein Verständnis für Vertraulichkeit und Datenschutz ist unerlässlich, da du mit sensiblen Mandantendaten arbeitest. Vorteilhaft sind Erfahrungen im Büro- oder Kanzleiumfeld. Die Bereitschaft, dich in kanzleispezifische Ablagesysteme und steuerrelevante Dokumentenarten einzuarbeiten, wird vorausgesetzt.

In diesem Job sind besonders Sorgfalt und Präzision im Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten gefragt. Du verfügst über eine hohe Detailorientierung und die Fähigkeit, auch bei umfangreichen Dokumentenmengen systematisch vorzugehen. Organisationstalent und strukturiertes Denken helfen dir, komplexe Mandantenakten übersichtlich zu verwalten. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass keine wichtigen Dokumente verlegt werden oder Fristen verstreichen. Im Kanzleiteam kommunizierst du klar und serviceorientiert. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Steuerdaten ist selbstverständlich. Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen, beispielsweise während der Steuererklärungszeit, und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 38-40 Stunden pro Woche mit Arbeitszeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, je nach Kanzleiorganisation. Flexible Arbeitszeitmodelle mit Kern- und Gleitzeiten sind je nach Kanzlei möglich. Es handelt sich um Tagesarbeit ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste, in Hochphasen der Steuerberatung können gelegentlich Überstunden anfallen.

Zusammenfassung:

Als Aktenverwalter in Steuerberatungskanzleien in Haltern am See erhältst du einen attraktiven Stundenlohn von 17,00 Euro in einem professionellen Arbeitsumfeld. Du arbeitest in etablierten Kanzleien mit modernen Bürosystemen. Die Tätigkeit bietet dir regelmäßige Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Schichtdienste und damit eine gute Work-Life-Balance. Du erhältst Einblicke in steuerrechtliche Dokumentationsanforderungen und erwirbst wertvolles Wissen im Bereich Dokumentenmanagement. Je nach Einsatzkanzlei werden zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Weiterbildungsmöglichkeiten oder flexible Arbeitszeitmodelle angeboten. Nach erfolgreicher Vermittlung und bei guten Leistungen bestehen gute Chancen auf Übernahme durch die Kanzlei und langfristige Beschäftigungsperspektiven. CALUMA unterstützt dich mit persönlicher Betreuung während des gesamten Vermittlungsprozesses und stellt sicher, dass dein Profil optimal zu den Anforderungen der Kanzleien passt.