Vollzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Emsdetten – 17,60 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Emsdetten erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit als Aktenverwalter in einem etablierten mittelständischen Unternehmen. Du arbeitest in einem gut strukturierten Archiv- und Aktenverwaltungsbereich und bist für die Organisation und Pflege der betrieblichen Dokumentation verantwortlich. Deine Aufgaben umfassen sowohl die traditionelle Aktenführung als auch die zunehmende Digitalisierung des Bestandes. Das Arbeitsumfeld ist kollegial und bietet dir die Möglichkeit, mit verschiedenen Abteilungen zusammenzuarbeiten und einen wichtigen Beitrag zur Informationsverwaltung des Unternehmens zu leisten.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen: – Organisation und Pflege der physischen Aktenbestände nach definierten Systemen – Erfassung und Registrierung von Akten und Dokumenten im Verwaltungssystem – Systematische Ablage und Archivierung von Unternehmensunterlagen – Unterstützung bei der Digitalisierung von Aktenbeständen – Recherche und Bereitstellung von Akten und Informationen auf Anfrage – Überwachung der Aktenbewegungen und Rückgabekontrolle – Betreuung und Aktualisierung der Aktenverzeichnisse – Aussonderung von Altakten gemäß Aufbewahrungsfristen

Neben deinen Hauptaufgaben unterstützt du auch bei: – Erstellung und Optimierung von Ablagesystemen und Aktenplänen – Koordination mit den Fachabteilungen bezüglich Aktenführung und -verwaltung – Mitarbeit bei der Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme – Durchführung regelmäßiger Inventuren des Aktenbestands – Organisation der fachgerechten Aktenvernichtung unter Einhaltung des Datenschutzes – Beratung von Kollegen zu Fragen der Aktenverwaltung – Erstellung von Statistiken und einfachen Berichten zum Aktenbestand – Unterstützung bei der Raum- und Lagerplanung für die Aktenbestände

Anforderungen:

Wir erwarten von dir: – Idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation – Erste Erfahrungen im Bereich Büroorganisation oder Aktenverwaltung von Vorteil – Gute MS Office-Kenntnisse, besonders Excel und Word – Grundkenntnisse in digitaler Dokumentenverwaltung wünschenswert – Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise – Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit – Bereitschaft zur Vollzeittätigkeit (40 Stunden/Woche) – Grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Aufbewahrungsfristen

Für diese Position benötigst du folgende Fähigkeiten: – Ausgeprägter Ordnungssinn und systematische Arbeitsweise – Gute organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement – Hohe Sorgfalt und Genauigkeit bei der Dokumentenverarbeitung – Grundlegende IT-Affinität und Bereitschaft, sich in spezifische Software einzuarbeiten – Gute Kommunikationsfähigkeiten für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen – Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen – Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten – Serviceorientierung bei der Bearbeitung von Anfragen

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 8:00-17:00 Uhr (Freitag bis 16:00 Uhr), 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir: – Einen sicheren Vollzeitjob mit langfristiger Perspektive – Flexible Gleitzeitregelung für eine ausgewogene Work-Life-Balance – Gründliche Einarbeitung und kontinuierliche Begleitung – Modern ausgestatteten Arbeitsplatz mit ergonomischen Möbeln – 28 Tage Jahresurlaub – Attraktive Vergütung mit pünktlicher Gehaltszahlung – Betriebliche Altersvorsorge nach erfolgreicher Probezeit – Teamevents und angenehmes Betriebsklima – Kostenlose Getränke und Obstkorb – Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze – Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Büro- und Informationsmanagement – Mitarbeiterrabatte bei regionalen Partnern