Vollzeit: Aktenspezialist (m/w/d) für Delmenhorst – 18,00 € Stundenlohn

Jobbeschreibung

In Delmenhorst erwartet dich eine anspruchsvolle Tätigkeit als Aktenspezialist in einem etablierten Finanzdienstleistungsunternehmen. Du arbeitest in einem gut eingespielten Team, das für die sichere Verwaltung und Organisation vertraulicher Finanz- und Kundendokumente verantwortlich ist. Dein modern eingerichteter Arbeitsplatz befindet sich in einem separaten, gesicherten Archivbereich mit zeitgemäßer technischer Ausstattung. Die Position erfordert ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt, da du mit sensiblen Finanzunterlagen und personenbezogenen Daten arbeitest. Du wirst maßgeblich dazu beitragen, dass alle wichtigen Dokumente jederzeit verfügbar sind und gleichzeitig alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Branche: Finanzen & Versicherung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die systematische Organisation und Archivierung von Finanzunterlagen, Versicherungspolicen und Kundendokumenten nach strengen Compliance-Richtlinien. Du übernimmst die Digitalisierung wichtiger Dokumente mit Hilfe moderner Scanner und spezialisierter Software. Die Indexierung und Verschlagwortung der digitalisierten Unterlagen in der unternehmenseigenen Datenbank fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du führst Recherchen im physischen und digitalen Archiv durch und stellst relevante Unterlagen für Finanzberater, Prüfer und Behörden zusammen. Dabei überwachst du die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und organisierst die datenschutzkonforme Vernichtung von Altakten. Zusätzlich erstellst du regelmäßige Berichte zum Archivstatus und dokumentierst alle Akten-Ein- und -Ausgänge.

Neben deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Optimierung des Dokumentenmanagements und entwickelst Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsprozesse. Du berätst Fachabteilungen bei Fragen zur korrekten Dokumentation und Archivierung im Finanzbereich. Gelegentlich schulst du Kollegen im Umgang mit dem digitalen Archivsystem. Du hilfst bei der Vorbereitung von Unterlagen für externe Audits und Wirtschaftsprüfungen. Bei Bedarf koordinierst du die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsaufgaben oder zertifizierte Aktenvernichtung. In ruhigeren Phasen arbeitest du an der Verbesserung der Archivierungsprozesse und unterstützt bei der Erstellung von Archivierungsrichtlinien.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Banken- oder Versicherungsbereich wünschenswert, jedoch sind auch Quereinsteiger mit Erfahrung im Dokumentenmanagement willkommen. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen, besonders im Umgang mit Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen. Wir erwarten ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Kundendaten. Grundkenntnisse der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Finanzwesen sind von Vorteil, aber nicht Voraussetzung, da eine entsprechende Einarbeitung erfolgt. Die Bereitschaft, sich kontinuierlich in neue Archivierungs- und Compliance-Anforderungen einzuarbeiten, wird vorausgesetzt.

Du zeichnest dich durch eine außerordentlich systematische und strukturierte Arbeitsweise aus. Dein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und deine absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen sind herausragende Eigenschaften. Du besitzt ein exzellentes Organisationstalent und behältst auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen stets den Überblick. Deine Präzision und Detailtreue stellen sicher, dass keine Fehler bei der Dokumentenverwaltung passieren. Du arbeitest selbstständig und proaktiv, erkennst Probleme frühzeitig und entwickelst eigenständig Lösungsansätze. Deine Technikaffinität hilft dir, dich schnell in neue Softwaresysteme einzuarbeiten. Du kommunizierst klar und professionell, auch in komplexen Sachverhalten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:30 und 17:00 Uhr, 39 Stunden pro Woche, Gleitzeitmodell möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einem attraktiven Stundenlohn von 18,00 Euro in der stabilen Finanzbranche. Der unbefristete Arbeitsvertrag wird direkt mit dem Finanzdienstleister geschlossen und bietet hervorragende Zukunftsperspektiven. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell für eine optimale Work-Life-Balance. Die überdurchschnittlichen Sozialleistungen umfassen 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge und Vermögenswirksame Leistungen. Du erhältst regelmäßige Schulungen im Bereich Dokumentenmanagement und Datenschutz sowie Zugang zu internen Weiterbildungsangeboten. Das professionelle Team und die angenehme Arbeitsatmosphäre fördern deine berufliche Entwicklung. Kostenlose Getränke, Mitarbeiterparkplätze und vergünstigte Konditionen für Finanzprodukte runden das Angebot ab.