Vollzeit: Aktenmanager (m/w/d) in Dietzenbach – 16,50 € pro Stunde

Jobbeschreibung

In Dietzenbach erwartet dich eine praktische Tätigkeit als Aktenmanager in einem expandierenden Immobilienunternehmen. Du arbeitest in einem dynamischen Team, das für die Organisation und Verwaltung umfangreicher Immobilienakten und Baudokumentationen zuständig ist. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modernen Büroräumen mit zeitgemäßer technischer Ausstattung. Die Position ist besonders für Quereinsteiger geeignet, da keine spezifische Vorbildung erforderlich ist. Du wirst hauptsächlich mit der Sortierung, Ablage und Digitalisierung von Immobilienunterlagen beschäftigt sein und einen wichtigen Beitrag zur effizienten Arbeitsorganisation des Unternehmens leisten.

Branche: Immobilien & Bauwesen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürohilfskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die systematische Sortierung und Ablage von Immobilienakten, Baugenehmigungen, Grundrissen und Verträgen nach dem vorgegebenen Ordnungssystem. Du übernimmst die Digitalisierung wichtiger Dokumente mit Hilfe moderner Scanner und speicherst sie in der Unternehmensdatenbank. Die Beschriftung und Organisation von Aktenordnern und Projektmappen nach Immobilienprojekten und Standorten fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du recherchierst bei Anfragen von Maklern, Projektleitern oder der Geschäftsführung im Aktenbestand und stellst benötigte Unterlagen bereit. Dabei sorgst du für die Überwachung der Aktenausleihe und stellst sicher, dass alle Dokumente ordnungsgemäß zurückgeführt werden. Du unterstützt bei der regelmäßigen Aktualisierung von Immobilienunterlagen und pflegst die Dokumentationsdatenbank.

Neben deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Entwicklung und Optimierung der Ablagestruktur für neue Immobilienprojekte. Du hilfst bei der Zusammenstellung vollständiger Dokumentenpakete für Notartermine, Bauanträge oder Vermietungen. Gelegentlich übernimmst du die Koordination mit externen Dienstleistern für Aktenvernichtung oder Großformat-Scans von Bauplänen. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Unterlagen für behördliche Prüfungen oder Finanzierungsgespräche. Bei Bedarf hilfst du beim Aufbau und der Einrichtung neuer Archivmöbel für wachsende Aktenbestände. In ruhigeren Zeiten überprüfst du proaktiv die Vollständigkeit von Projektdokumentationen und forderst fehlende Unterlagen bei den zuständigen Kollegen an.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Ausbildung erforderlich. Erste Erfahrungen im Bürobereich oder mit Ablagesystemen sind hilfreich, aber nicht Voraussetzung. Grundlegende PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und einfachen Datenbanken, werden erwartet. Wir setzen eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und ein hohes Maß an Ordnungssinn voraus. Körperliche Belastbarkeit für das gelegentliche Heben und Tragen von Aktenordnern (bis zu 15 kg) sollte gegeben sein. Die Bereitschaft, sich in immobilienspezifische Dokumentationsstandards einzuarbeiten, wird erwartet. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Geschäftsunterlagen ist selbstverständlich.

Du zeichnest dich durch ein natürliches Ordnungstalent und Freude an systematischer Arbeit aus. Deine Sorgfalt und Genauigkeit helfen dir, Fehler bei der Aktenführung zu vermeiden. Du besitzt ein gutes Zahlenverständnis für die korrekte Zuordnung von Immobilienunterlagen. Deine zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise ermöglicht es dir, auch ohne ständige Kontrolle präzise zu arbeiten. Du hast ein gutes Gedächtnis für Ablagestrukturen und findest dich schnell in komplexen Ordnungssystemen zurecht. Deine praktische Veranlagung hilft dir bei der effizienten Organisation physischer Akten. Du bist flexibel und bereit, dich an wechselnde Prioritäten und Anforderungen anzupassen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, fester Arbeitsrhythmus

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einem attraktiven Stundenlohn von 16,50 Euro in einem wachsenden Immobilienunternehmen. Der unbefristete Arbeitsvertrag wird direkt mit dem Unternehmen geschlossen und bietet gute Entwicklungsperspektiven. Du profitierst von regelmäßigen Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste. Die pünktliche und zuverlässige Vergütung sowie 25 Tage Jahresurlaub sind selbstverständlich. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die unternehmensspezifischen Ablagesysteme. Das dynamische Team und die moderne Arbeitsumgebung sorgen für eine angenehme Atmosphäre. Bei guter Leistung bestehen Chancen auf interne Weiterentwicklung und Gehaltsanpassungen. Kostenlose Getränke, Mitarbeiterparkplätze und Mitarbeiterrabatte bei Immobilienangeboten des Unternehmens runden das Angebot ab.