Vollzeit: Aktenmanager (m/w/d) für Trier – 17,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenmanager in Trier bist du verantwortlich für die Verwaltung und Organisation des physischen Aktenbestands eines etablierten Dienstleistungsunternehmens. Du sorgst für eine strukturierte Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Dokumente und unterstützt bei der sukzessiven Umstellung auf digitale Archivierungsprozesse. Dein Arbeitsplatz befindet sich in gut ausgestatteten Archivräumen mit modernem Bürobereich.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivhilfskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Annahme, Sortierung und systematische Ablage von Geschäftsdokumenten, die Führung und Aktualisierung eines übersichtlichen Aktenplans und die Bearbeitung von Anfragen zur Akteneinsicht oder -bereitstellung. Du kontrollierst regelmäßig die Vollständigkeit der Akten und organisierst die fristgerechte Aussonderung nicht mehr benötigter Dokumente.

Zusätzlich unterstützt du bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Digitalisierung, hilfst bei der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems und übernimmst die Qualitätskontrolle von eingescannten Unterlagen. Du entwickelst Verbesserungsvorschläge für effizientere Archivierungsprozesse und hilfst bei der Schulung von Mitarbeitern in korrekten Ablagestrukturen.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Verwaltungsbereich. Ein grundlegendes Verständnis für Aktenführung und Dokumentenverwaltung ist wichtig. Erste Erfahrungen mit digitalen Archivierungssystemen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung, da eine gründliche Einarbeitung erfolgt.

Du zeichnest dich durch ein hohes Maß an Ordnungsliebe, Sorgfalt und Zuverlässigkeit aus. Deine guten PC-Kenntnisse, insbesondere in MS Office, helfen dir bei der Verwaltung von Aktenbeständen. Du arbeitest strukturiert und selbstständig, hast ein gutes Zahlen- und Buchstabengedächtnis und bist körperlich in der Lage, Aktenordner zu handhaben. Diskretion im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 38,5 Stunden pro Woche, in der Regel montags bis freitags zwischen 8:00 und 16:30 Uhr. Teilzeitmodelle können bei Bedarf besprochen werden.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit angenehmer Arbeitsatmosphäre. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung, arbeitest mit einem festen Verantwortungsbereich und hast die Möglichkeit, an der digitalen Transformation des Unternehmens mitzuwirken. Neben einer fairen Vergütung bieten wir 28 Tage Urlaub und betriebliche Sozialleistungen.