Teilzeit: Verwaltungskraft (m/w/d) in Bergheim – 16,90 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bergheim suchen wir für eine öffentliche Einrichtung eine zuverlässige Verwaltungskraft zur Unterstützung des administrativen Teams. Du übernimmst vielfältige Aufgaben im Verwaltungsbereich und trägst zum reibungslosen Ablauf der täglichen Büroaktivitäten bei. CALUMA vermittelt dich direkt an den Arbeitgeber, der ein stabiles Arbeitsumfeld mit geregelten Arbeitszeiten und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bietet. Die Position eignet sich besonders für Personen mit Erfahrung oder Interesse im öffentlichen Dienst, die eine Teilzeitstelle mit sinnstiftenden Aufgaben suchen.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Als Verwaltungskraft bist du verantwortlich für die Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen, Dokumenten und Akten gemäß festgelegter Verwaltungsvorschriften. Du übernimmst die allgemeine Korrespondenz sowie die Erstellung von Schreiben, Protokollen und Berichten nach Vorgabe. Die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und die Durchführung von regelmäßigen Auswertungen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die telefonische und persönliche Betreuung von Bürgern und die Beantwortung von Anfragen. Du unterstützt bei der Terminplanung und -koordination und bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen. Auch die Erfassung und Bearbeitung von statistischen Daten sowie die Mithilfe bei der Archivierung und Dokumentation gemäß gesetzlicher Vorschriften fallen in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Veranstaltungen und bei der Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterialien und Formularen. Du hilfst bei der Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und bei der Inventarisierung von Vermögensgegenständen. Die Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen für interne und öffentliche Veranstaltungen gehört ebenso zu deinen Nebenaufgaben wie die Unterstützung bei der Implementierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen. Du wirkst mit bei der Bearbeitung von Fördermittelanträgen und bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Prüfungen und Revisionen. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen bei administrativen Aufgaben in Stoßzeiten.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, wobei auch Quereinsteiger mit relevanter Erfahrung willkommen sind. Du verfügst über gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit Fachsoftware für Verwaltungsaufgaben. Deine Deutschkenntnisse sind sehr gut in Wort und Schrift, mit einem sicheren Umgang mit Verwaltungssprache und -formalitäten. Du zeichnest dich durch eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein grundlegendes Verständnis für Verwaltungsabläufe aus. Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten im Umgang mit Bürgern und Kollegen runden dein Profil ab.

Für diesen Job sind deine ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten entscheidend, die dir helfen, verschiedene Verwaltungsvorgänge effizient zu bearbeiten und Prioritäten richtig zu setzen. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht dir einen freundlichen und kompetenten Umgang mit Bürgern, Kollegen und externen Partnern. Du arbeitest sorgfältig, genau und zuverlässig, um eine fehlerfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen sicherzustellen. Deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen ist selbstverständlich. Du verfügst über ein gutes Verständnis für rechtliche und administrative Zusammenhänge und bist in der Lage, komplexe Vorschriften zu verstehen und anzuwenden. Deine Lernbereitschaft hilft dir, dich kontinuierlich in neue Themen und Systeme einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr bei einer Teilzeitbeschäftigung von 20-25 Stunden pro Woche. Die genaue Verteilung der Arbeitszeit kann individuell vereinbart werden.

Zusammenfassung:

Als Verwaltungskraft erhältst du eine faire Vergütung von 16,90 € pro Stunde bei einer unbefristeten Anstellung mit hoher Arbeitsplatzsicherheit. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten, die sich gut mit familiären Verpflichtungen vereinbaren lassen, und 30 Tagen Jahresurlaub (anteilig bei Teilzeit). Eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Schulungen zu neuen Vorschriften und Systemen unterstützen deine fachliche Entwicklung. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit klaren Zuständigkeiten und in freundlichen Büroräumen mit moderner technischer Ausstattung. Der zentrale Standort in Bergheim ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar, und Parkmöglichkeiten stehen zur Verfügung. Zusätzliche Benefits umfassen Sonderurlaub bei besonderen Anlässen, eine betriebliche Altersvorsorge und die Möglichkeit zur internen Weiterentwicklung.