Teilzeit: Telefonischer Büroassistent in Pfaffenhofen a.d.Ilm – 17,75 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als telefonischer Büroassistent in Pfaffenhofen a.d.Ilm wirst du für ein mittelständisches Unternehmen tätig sein, das Unterstützung im administrativen Bereich sucht. Du bist die erste Kontaktperson für Anrufer, übernimmst organisatorische Aufgaben und entlastest das Team bei der täglichen Büroarbeit. Deine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise trägt wesentlich zu effizienten Abläufen bei. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit stabiler Auftragslage und wertschätzendem Arbeitsklima.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Telefonist (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen. Du erfasst das Anliegen des Anrufers, verbindest mit dem richtigen Ansprechpartner oder nimmst bei Nichterreichbarkeit eine detaillierte Nachricht auf. Du koordinierst Termine, pflegst den digitalen Kalender und erinnerst an wichtige Besprechungen. Zusätzlich unterstützt du bei der schriftlichen Kommunikation, bearbeitest nach Vorgabe Geschäftsbriefe und E-Mails und sorgst für einen reibungslosen Posteingang und -ausgang. Du hilfst bei der Datenpflege, der Dokumentenablage und der Archivierung wichtiger Unterlagen.

Neben den klassischen Telefonist- und Assistenzaufgaben unterstützt du bei der Vorbereitung von Meetings, stellst Unterlagen zusammen und richtest Besprechungsräume her. Du hilfst bei der Bearbeitung einfacher Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern, der Bestellung von Büromaterial und der Verwaltung von Firmenfahrzeugen. Bei Bedarf übernimmst du die Organisation kleiner Firmenfeiern oder Mitarbeiterevents, die Recherche von Informationen für Projekte und die Erstellung einfacher Präsentationen nach Vorgabe.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine freundliche, professionelle Telefonstimme. Idealerweise bringst du erste Erfahrungen im Büromanagement, in der Assistenz oder im Empfangsbereich mit. Gute MS-Office-Kenntnisse (besonders Outlook, Word und Excel) sind wichtig für die tägliche Arbeit. Du solltest organisiert, serviceorientiert und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen sein. Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung bei entsprechender Eignung.

Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und dein freundliches, verbindliches Auftreten prägen den ersten Eindruck des Unternehmens am Telefon. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und mit einem guten Blick für Prioritäten. Deine Organisationsstärke hilft dir, auch bei parallelen Anforderungen den Überblick zu behalten. Du bist teamfähig, flexibel und stellst dich schnell auf unterschiedliche Ansprechpartner und Situationen ein. Deine Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten für diese Teilzeitstelle liegen zwischen 8:00 und 17:00 Uhr an Werktagen. Je nach Vereinbarung sind 20-30 Stunden pro Woche möglich, idealerweise verteilt auf 5 Vormittage oder 3-4 volle Tage pro Woche, um eine kontinuierliche Telefonbesetzung zu gewährleisten.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen attraktiven Stundenlohn in einer unbefristeten Beschäftigung. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Abläufe und Systeme. Du arbeitest in einem modernen Büro mit ergonomischen Arbeitsplätzen in zentraler Lage von Pfaffenhofen mit guter Verkehrsanbindung. Ein kollegiales Team mit wertschätzendem Umgang und flachen Hierarchien erwartet dich. Weitere Benefits umfassen kostenlose Getränke, flexible Pausengestaltung und regelmäßige Teammeetings. Bei Interesse und entsprechender Eignung besteht die Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung und zur Übernahme zusätzlicher Verantwortungsbereiche.