Teilzeit: Bürokraft für Hochschulbereich (m/w/d) in Ilmenau - 16,50–21,50 €/Stunde

Über den Job

CALUMA vermittelt dich als Bürokraft für den Hochschulbereich in Ilmenau. Du unterstützt das Institut bei Korrespondenz, Terminen, Lehrveranstaltungen und Verwaltungsfragen von Studierenden.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Du unterstützt das akademische Team bei allen administrativen Tätigkeiten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Büroprozesse. Als zuverlässige Sekretariatskraft bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Dozenten, Studierenden und der Hochschulverwaltung.

Branche: Bildung, Pädagogik

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatskraft (m/w/d)

Deine Aufgaben

Deine Hauptaufgaben umfassen die Bearbeitung der Korrespondenz des Instituts, die Terminkoordination für Professorinnen und Professoren, die Organisation von Vorlesungen, Seminaren und Prüfungen, die Betreuung von Studierenden bei Verwaltungsfragen sowie die Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Vorlesungsverzeichnissen.

Zusätzlich übernimmst du die Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen und Konferenzen, hilfst bei der Erstellung von Präsentationen und Lehrmaterialien, unterstützt bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen für Dienstreisen, führst die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial durch und hilfst bei der Einarbeitung von studentischen Hilfskräften. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Aktualisierung der Institutswebsite.

Das bringst du mit

Du verfügst idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (besonders Word, Excel und PowerPoint) sind unerlässlich. Du solltest über ein gutes Verständnis für akademische Prozesse und den Hochschulbetrieb verfügen.

Deine Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ausgezeichnet, gute Englischkenntnisse sind aufgrund des internationalen Umfelds erforderlich. Ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten ist wichtig, da du direkten Kontakt zu Studierenden und Hochschulmitarbeitern haben wirst.

Du zeichnest dich durch deine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise aus. Deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke helfen dir im Umgang mit Studierenden, Dozenten und Verwaltungsmitarbeitern. Du bist zuverlässig, diskret und bewahrst auch in stressigen Situationen wie Prüfungsphasen Ruhe und Übersicht.

Deine interkulturelle Kompetenz ist im internationalen Hochschulumfeld besonders wertvoll. Du bist teamfähig, aber auch in der Lage, eigenverantwortlich zu arbeiten. Deine Flexibilität und Lernbereitschaft ermöglichen es dir, dich schnell auf neue Aufgaben einzustellen.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Du arbeitest in Teilzeit mit 25-30 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr. Während der Vorlesungszeit ist deine Anwesenheit am Vormittag erforderlich.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Du erhältst einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Vertrag mit guten Verlängerungsmöglichkeiten und einer Vergütung von 16,50–21,50 € pro Stunde. Du erhältst 30 Tage Jahresurlaub (anteilig) und arbeitest in einem modernen Büro auf dem Universitätscampus. Eine gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen ist selbstverständlich.

Das Hochschulumfeld bietet dir ein inspirierendes, interkulturelles Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zur fachlichen Weiterbildung und der kostenlosen Nutzung der Hochschulbibliothek sowie vergünstigten Mahlzeiten in der Mensa.