Teamassistenz (m/w/d) Technischer Innendienst

Über den Job

Sie unterstützen unsere Bereiche Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sowie Kalkulation bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. Sie unterstützen bei der Erstellung und Nachbearbeitung von Aufträgen und Nachträgen und übernehmen die strukturierte Pflege und Ablage der zugehörigen Unterlagen in unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben für die Teams des Technischen Innendienstes und unterstützen diese im operativen Tagesgeschäft. Sie übernehmen eigenständig die Kalender- und Terminorganisation für den Leiter Angebotsbearbeitung sowie den Leiter Ausschreibung/Vergabe und Einkauf und koordinieren interne und externe Termine sowie erforderliche Abstimmungen.Sie organisieren und bearbeiten administrative Vorgänge und Zuarbeiten für den Einkauf. Sie erstellen, formatieren und pflegen Vorlagen und Dokumente unter Berücksichtigung unserer geltenden Gestaltungsrichtlinien. Sie prüfen Dokumente hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung sowie formaler Qualität. Sie bearbeiten und koordinieren das zentrale E-Mail-Postfach des Einkaufs und stellen die strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Vorgänge sicher. Sie betreuen unsere Ausschreibungs- und Vergabeplattformen, z. B. iTWO Tender, und unterstützen bei der Bereitstellung, Pflege und Verwaltung von Vergabeunterlagen. Sie erfassen Angebote in RIB iTWO, erstellen und pflegen Preisspiegel und bereiten die Unterlagen für die weitere Bearbeitung vor. Sie bereiten Verhandlungen mit Nachunternehmern organisatorisch vor und stellen unter anderem Teilnehmerdaten, Angebotsnummern und erforderliche Anlagen zusammen. Sie übernehmen die digitale Aufbereitung und Nachbereitung von Verhandlungsprotokollen, deren Ablage im DMS sowie den Versand an die jeweiligen Nachunternehmer. Sie erstellen Materialbestellungen nach Vorgabe. Sie bearbeiten kleinere Beschaffungsvorgänge eigenständig – von der Angebotseinholung über den Preisvergleich bis zur Erstellung von Preisspiegeln. Sie pflegen und aktualisieren Rahmenvertragsdaten, Vertragsunterlagen sowie Geschäfts- und Nachunternehmerkontakte. Darüber hinaus unterstützen Sie die Leitung der Angebotsbearbeitung bei Assistenz-, Organisations- und administrativen Aufgaben.