Office Manager (m/w/d) für Bad Vilbel – 23,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In einem innovativen Pharmaunternehmen in Bad Vilbel übernimmst du als Office Manager eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination aller Büroabläufe. In dieser verantwortungsvollen Position bist du die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner. Mit deinem ausgeprägten Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität trägst du maßgeblich zur Effizienz und zum reibungslosen Ablauf des Büroalltags bei. Das internationale Umfeld bietet dir spannende Herausforderungen und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Branche: Pharmazie & Gesundheit

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroorganisation (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die umfassende Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminkoordination und Besprechungsmanagement für die Geschäftsführung. Du übernimmst die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern, bearbeitest die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und bist für die Reiseplanung und -organisation zuständig. Das Führen der Ablage und des Dokumentenmanagements, die Vorbereitung von Meetings und Konferenzen sowie die Protokollführung gehören ebenso zu deinem Verantwortungsbereich wie die allgemeine Administrative Unterstützung der Fachabteilungen.

Zusätzlich zu den Kernaufgaben übernimmst du die Koordination von Veranstaltungen und Firmenevents, bist für die Verwaltung des Fuhrparks zuständig und kümmerst dich um die Betreuung von internationalen Gästen und Besuchern. Du erstellst Präsentationen und Reports für das Management, führst Recherchen durch und unterstützt bei der Optimierung von Arbeitsprozessen. Auch die Betreuung von Praktikanten und neuen Mitarbeitern sowie die Koordination von Facility-Management-Aufgaben kann zu deinem Aufgabengebiet gehören.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium erforderlich. Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Office Manager oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Pharmabranche. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) setzen wir voraus. Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch fließend in Wort und Schrift. Erfahrung im Umgang mit CRM- und ERP-Systemen ist von Vorteil.

Du überzeugst durch deine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und dein proaktives, lösungsorientiertes Handeln. Mit deiner hohen Kommunikationskompetenz und deinem diplomatischen Geschick bist du der ideale Ansprechpartner auf allen Ebenen. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und priorisierst auch bei hoher Arbeitsbelastung effektiv. Deine Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität sind selbstverständlich. Du bist belastbar, flexibel und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Dein professionelles Auftreten und deine Dienstleistungsorientierung runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00-16:30 Uhr (Vollzeit 40 Stunden/Woche), Gleitzeit möglich

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 23,50 € pro Stunde, 30 Tage Jahresurlaub und ein modernes, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien. Du erhältst umfangreiche Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum teilweisen Home-Office. Ein attraktives Bonussystem, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsprogramme gehören ebenso zu unserem Angebot wie Teamevents und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Die hervorragende Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten erleichtern dir den täglichen Weg zur Arbeit.