Office Administrator (m/w/d) in Gladbeck – 20,30 €/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Administrator (m/w/d) in Gladbeck bist du das organisatorische Rückgrat eines wachsenden Logistikunternehmens. Du koordinierst sämtliche Büroabläufe und bist für die effiziente Administration des Unternehmens verantwortlich. In deiner vielseitigen Position sorgst du für reibungslose organisatorische Prozesse und unterstützt alle Abteilungen bei administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das Wert auf Effizienz und Verlässlichkeit legt.

Branche: Logistik & Transport

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager

Aufgaben:

Du übernimmst die umfassende Büroorganisation und Koordination administrativer Abläufe und managest die gesamte Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden. Die Termin- und Reiseplanung für das Management gehört zu deinen Kernaufgaben. Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post und verwaltest digitale und physische Dokumentationen. Die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung und die Erstellung von Präsentationen und Berichten fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Zudem koordinierst du die Beschaffung von Büromaterial und pflegst Kontakt zu externen Dienstleistern.

Zusätzlich unterstützt du bei der Bearbeitung von Rechnungen und bei der Vorkontierung für die Buchhaltung. Du hilfst bei der Verwaltung der Firmenflotte und bei der Koordination von Wartungsterminen. Bei Bedarf unterstützt du bei der Personaladministration, wie der Erfassung von Arbeitszeiten und der Koordination von Bewerbungsprozessen. Gelegentlich hilfst du bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und bei der Implementierung und Optimierung von Büroprozessen. Du übernimmst auch die Betreuung von Besuchern und die Koordination mit dem Facility Management.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung zur Bürofachwirt/in oder vergleichbar. Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Position, vorzugsweise in der Logistikbranche, werden vorausgesetzt. Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, PowerPoint und Outlook sind unerlässlich. Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse werden erwartet. Eine strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise rundet dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch deine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und dein Multitasking-Talent aus. Deine Kommunikationsstärke und dein sicheres Auftreten helfen dir im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern aller Hierarchieebenen. Du arbeitest selbstständig, präzise und lösungsorientiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Deine Proaktivität und deine Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen, machen dich zur idealen Besetzung für diese zentrale Position. Du bist diskret, teamfähig und bringst die Bereitschaft mit, neue Prozesse mitzugestalten und umzusetzen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, flexible Gleitzeit, 40 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer attraktiven Vergütung von 20,30 €/Stunde. Du erhältst 30 Tage Urlaub sowie ein 13. Monatsgehalt nach der Probezeit. Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Büro- und Managementbereich fördern deine berufliche Entwicklung. Ein moderner Arbeitsplatz mit zeitgemäßer Ausstattung und die Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice nach Einarbeitung sorgen für optimale Arbeitsbedingungen. Zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsprogramme und regelmäßige Teamevents runden unser Angebot ab.