Executive Assistant (m/w/d) in Ingolstadt – 23,50 €/Std. – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Ingolstadt erwartet dich eine anspruchsvolle Position in einem führenden Unternehmen der Automobilindustrie. Du wirst zur rechten Hand einer Führungskraft auf C-Level-Ebene und übernimmst eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen dem Management und internen sowie externen Stakeholdern. In repräsentativen Büroräumen mit erstklassiger Ausstattung sorgst du für eine professionelle Organisation aller administrativen Prozesse und entlastest deine Führungskraft durch proaktives Handeln in allen Bereichen. Dich erwartet ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit hohem Anspruchsniveau und exzellenten Entwicklungsmöglichkeiten.

Branche: Automotive

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen das professionelle Management der Terminplanung, die Organisation und Koordination von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen. Du übernimmst die anspruchsvolle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, erstellst Präsentationen und Berichte und bereitest Unterlagen für Entscheidungen auf. Die Filterfunktion für Informationen, die Priorisierung von Anfragen und die proaktive Bearbeitung von Themen fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich. Als Kommunikationsdrehscheibe sorgst du für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen deiner Führungskraft, dem Managementteam, internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern.

Neben deinen Kernaufgaben übernimmst du die Koordination und das Monitoring von Management-Projekten, hilfst bei der Organisation von Corporate Events und unterstützt bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Aufsichtsratssitzungen. Du recherchierst zu strategischen Themen, erstellst komplexe Auswertungen und unterstützt bei der Erstellung von Management-Reports. Bei Bedarf übernimmst du die Reisebegleitung bei wichtigen Geschäftsterminen, die Betreuung von VIP-Besuchern und die Vertretung in anderen Executive Offices. Die Organisation von Team-Building-Aktivitäten und die Unterstützung bei Change-Management-Prozessen ergänzen dein vielseitiges Aufgabenspektrum.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation als Management-Assistent/in oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einem internationalen Konzernumfeld, sind erforderlich. Du verfügst über exzellente MS-Office-Kenntnisse, besonders in PowerPoint, Excel und Outlook. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unabdingbar. Erfahrung in der Automobilbranche und interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch höchste Professionalität, absolute Diskretion und unbedingte Loyalität aus. Deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und dein diplomatisches Geschick ermöglichen dir den souveränen Umgang mit Topmanagern und wichtigen Stakeholdern. Du arbeitest proaktiv, selbstständig und lösungsorientiert mit einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten. Außerordentliches Organisationstalent, hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter hohem Zeitdruck qualitativ hochwertig zu arbeiten, gehören zu deinen Stärken. Dein repräsentatives Auftreten, deine Flexibilität und deine schnelle Auffassungsgabe machen dich zur idealen Unterstützung auf Führungsebene. Mit deiner analytischen Denkweise und deinem strategischen Verständnis unterstützt du deine Führungskraft effektiv.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 19:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche (Flexibilität und Überstundenbereitschaft erforderlich)

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Festanstellung mit einer überdurchschnittlichen Vergütung von 23,50 € pro Stunde in einem global führenden Unternehmen. Du erhältst eine individuelle Einarbeitung und exklusive Weiterbildungsmöglichkeiten, darunter spezielle Trainings für Executive Assistants. Flexible Arbeitszeiten mit Vertrauensarbeitszeit und die Möglichkeit für teilweises Home-Office nach Absprache unterstützen deine Work-Life-Balance. Zusätzlich profitierst du von 30 Tagen Urlaub, einer leistungsorientierten Bonuszahlung, Sonderkonditionen beim Autokauf und einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge. Ein repräsentativer Arbeitsplatz in erstklassiger Lage, modernste technische Ausstattung, ein Firmenrestaurant mit kostenfreien Mahlzeiten, ein umfassendes Gesundheitsprogramm und Teilnahme an exklusiven Firmenevents runden unser erstklassiges Angebot ab.