Executive Assistant (m/w/d) für Würzburg – 23,00 €/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Würzburg erwartet dich eine anspruchsvolle Position in einem führenden Medizintechnikunternehmen in Mainfranken. Du unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Belangen und bist die zentrale Schnittstelle zwischen dem Management und internen sowie externen Kontakten. In repräsentativen Büroräumen arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung zusammen und trägst mit deiner professionellen Arbeitsweise wesentlich zur Entlastung des Managements und zum reibungslosen Ablauf aller Geschäftsprozesse bei.

Branche: Medizintechnik

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung, die Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings. Du bist verantwortlich für die eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie die Bearbeitung vertraulicher Dokumente. Die Organisation von Veranstaltungen, die Betreuung von VIP-Gästen und die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Organisation und Protokollierung von Gesellschafterversammlungen, übernimmst die Koordination mit Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten und hilfst bei der Recherche und Aufbereitung von Marktinformationen. Du fungierst als Bindeglied zur Assistenz anderer Führungskräfte, unterstützt bei Sonderprojekten der Geschäftsleitung und hilfst bei der Optimierung interner Kommunikationsprozesse. Gelegentlich übernimmst du auch repräsentative Aufgaben bei Firmenveranstaltungen, hilfst bei der Vorbereitung von Geschäftsberichten und unterstützt bei der Durchführung von CSR-Aktivitäten.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Management-Assistenz oder ein Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikationen. Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungsebene, idealerweise in der Medizintechnikbranche oder einem vergleichbaren regulierten Umfeld. Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Du beherrschst MS Office-Anwendungen (besonders PowerPoint, Excel und Word) auf professionellem Niveau und hast Erfahrung mit der Organisation komplexer Meetings und der Erstellung anspruchsvoller Präsentationen. Grundkenntnisse in Gesellschafts- und Vertragsrecht runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch ein Höchstmaß an Professionalität, Diskretion und Loyalität aus. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein souveränes, gewinnendes Auftreten machen dich zur perfekten Repräsentantin/zum perfekten Repräsentanten der Geschäftsführung. Du arbeitest äußerst strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert, auch unter hohem Zeitdruck und bei komplexen Anforderungen. Deine ausgeprägte Serviceorientierung, dein Qualitätsbewusstsein und deine Liebe zum Detail befähigen dich, auch anspruchsvollste Aufgaben zuverlässig zu erledigen. Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent, diplomatisches Geschick und die Fähigkeit, unterschiedliche Interessen zu koordinieren. Deine Belastbarkeit, Flexibilität und deine Fähigkeit, vorausschauend zu denken und zu handeln, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, flexible Arbeitszeitgestaltung erforderlich, gelegentliche Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeiten bei besonderen Veranstaltungen

Zusammenfassung:

Bei dieser Position erwartet dich ein außerordentlich anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hohem Gestaltungsspielraum in einem international agierenden Unternehmen. Du erhältst eine überdurchschnittliche Vergütung mit leistungsbezogenen Boni-Möglichkeiten nach Übernahme. Ein erstklassig ausgestatteter Arbeitsplatz in repräsentativer Lage mit modernster Technologie wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von exklusiven Weiterbildungsmöglichkeiten im Management-Support-Bereich, einem umfassenden Einarbeitungsprogramm und der engen Zusammenarbeit mit Top-Führungskräften. Zusätzlich erhältst du 30 Tage Urlaub, die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge und die Teilnahme an exklusiven Firmenevents. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit bestehen hervorragende Übernahmechancen durch den Kunden mit attraktiven Entwicklungsperspektiven.