Executive Assistant (m/w/d) für Baden-Baden - 24,00 € / Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA vermittelt dich als Executive Assistant in Baden-Baden. Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Terminplanung, Korrespondenz und Organisation von Geschäftsterminen.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Als Executive Assistant in einem Luxushotel in Baden-Baden unterstützt du die Geschäftsführung. Du koordinierst administrative Prozesse und arbeitest mit internationalen Gästen und Partnern zusammen. Die Position verlangt eine professionelle Arbeitsweise und Diskretion.

Branche: Hotelgewerbe & Luxus

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Management-Assistenz (m/w/d)

Deine Aufgaben

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die umfassende Terminkoordination und Kalenderverwaltung für die Geschäftsführung, die Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings und Geschäftsreisen sowie die Erstellung von Präsentationen und Reports. Du übernimmst die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, koordinierst den Informationsfluss zwischen der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern und bist für die Organisation von Geschäftsessen und Events verantwortlich. Die Priorisierung von Anfragen, die Bearbeitung vertraulicher Dokumente und die Protokollführung bei Meetings gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.

Zusätzlich übernimmst du die Koordination und Betreuung von VIP-Gästen, unterstützt bei der Organisation von Presseterminen und repräsentativen Veranstaltungen und managest spezielle Projekte nach Anweisung der Geschäftsführung. Du recherchierst Informationen für Entscheidungsprozesse, erstellst Analysen und Statistiken und unterstützt bei der Optimierung interner Prozesse. Auch die Pflege von Kontakten zu wichtigen Geschäftspartnern und die Vertretung anderer Assistenzen bei Abwesenheit können zu deinen Nebenaufgaben gehören.

Das bringst du mit

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Hospitality Management. Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Management-Assistenz oder in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der gehobenen Hotellerie. Exzellente MS Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint und Excel) werden vorausgesetzt.

Du beherrschst Deutsch und Englisch verhandlungssicher, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools ist wünschenswert.

Du überzeugst durch deine außergewöhnliche Organisationsfähigkeit und dein vorausschauendes, proaktives Handeln. Deine ausgeprägte Kommunikationsstärke und dein diplomatisches Geschick befähigen dich zum Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten auf allen Ebenen. Du arbeitest hochgradig selbstständig, diskret und loyal.

Deine Belastbarkeit und Flexibilität ermöglichen es dir, auch unter Druck präzise zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren. Dein tadelloses Auftreten, deine Serviceorientierung und deine interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Du arbeitest Montag bis Freitag von 09:00-18:00 Uhr in Vollzeit mit 40 Stunden/Woche. Gelegentlich sind auch Abend- oder Wochenendtermine vorgesehen.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Du erhältst eine Vergütung von 24,00 € pro Stunde, 30 Tage Jahresurlaub und die Möglichkeit, in einem Luxushotel zu arbeiten. Du profitierst von exklusiven Mitarbeiterrabatten in Hotels und Restaurants der Gruppe, regelmäßigen Weiterbildungen und internationalen Karrieremöglichkeiten. Ein moderner Arbeitsplatz in exklusivem Ambiente, Mitarbeiterverpflegung und ein attraktives Prämiensystem gehören ebenso zum Angebot des Arbeitgebers wie Teamevents und Gesundheitsprogramme.

Die zentrale Lage in Baden-Baden mit guter Verkehrsanbindung erleichtert deinen Arbeitsweg.