Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) in Wilhelmshaven – 18,50 €/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Backoffice-Mitarbeiter in Wilhelmshaven erwartet dich eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem Unternehmen der maritimen Wirtschaft. Du unterstützt das Team bei allen administrativen Aufgaben rund um den Hafenbetrieb und die Logistikprozesse. In modernen Büroräumen mit Blick auf den Jade-Weser-Port wirst du Teil eines dynamischen Teams, das die reibungslose Abwicklung der Büroprozesse sicherstellt. Deine Zuverlässigkeit und dein organisatorisches Geschick tragen wesentlich zum erfolgreichen Betriebsablauf bei.

Branche: Maritime Wirtschaft & Hafen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten für den Im- und Export sowie die Pflege der Kundendatenbank. Du übernimmst die Terminkoordination für das Team, bearbeitest Anfragen von Kunden und Partnern und unterstützt bei der Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen. Zudem bist du für die Bearbeitung von Rechnungen, die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen und die Pflege von Statistiken und Auswertungen zuständig.

Neben deinen Kernaufgaben übernimmst du die Verwaltung des Büromaterials, unterstützt bei der Organisation von Dienstreisen und hilfst bei der Vorbereitung von Meetings und Präsentationen. Du fungierst als Schnittstelle zu anderen Abteilungen wie Logistik und Vertrieb, hilfst bei der Optimierung interner Prozesse und unterstützt gelegentlich bei der Betreuung von Besuchern. Bei Bedarf übernimmst du auch einfache Übersetzungsarbeiten für den englischsprachigen Schriftverkehr und hilfst bei der Implementierung neuer Software-Lösungen.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Schifffahrtskaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation. Du verfügst über mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in der maritimen Wirtschaft, Logistik oder Spedition. Gute Deutsch- und grundlegende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du besitzt sichere Kenntnisse in MS Office (besonders Excel und Word) und idealerweise Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen. Grundkenntnisse in Import-/Exportabwicklung und Zollformalitäten sind von Vorteil.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aus. Deine kommunikativen Fähigkeiten und deine Serviceorientierung machen dich zum kompetenten Ansprechpartner für Kollegen und Kunden. Du arbeitest genau und sorgfältig, auch unter Zeitdruck, und behältst stets den Überblick über parallele Aufgaben. Deine Teamfähigkeit wird ergänzt durch die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu handeln und Prioritäten zu setzen. Du bist flexibel, lernbereit und offen für neue Aufgabenbereiche. Deine Organisations- und Koordinationsfähigkeiten helfen dir, auch in hektischen Phasen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du verfügst über ein grundlegendes technisches Verständnis und die Bereitschaft, dich in branchenspezifische Software einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:30 Uhr, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeiten von 9:00 bis 15:00 Uhr

Zusammenfassung:

Bei dieser Position erwartet dich ein sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Unternehmen der Hafenwirtschaft. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und wirst Teil eines hilfsbereiten Teams. Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit zeitgemäßer Bürosoftware wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von regelmäßigen Teammeetings und einem offenen Betriebsklima. Zusätzlich erhältst du 25 Tage Urlaub, kostenlose Getränke am Arbeitsplatz und die Möglichkeit, nach erfolgreicher Einarbeitung teilweise im Home-Office zu arbeiten. Bei guter Leistung bestehen nach 9-12 Monaten Übernahmechancen durch den Kunden mit Perspektive auf Festanstellung und berufliche Weiterentwicklung.