Aktenverwalter (m/w/d) für Kamen - 20,00 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Für Unternehmen in Kamen suchen wir sorgfältige Aktenverwalter zur Betreuung aktiver Aktenbestände und Registraturen. Du bist zuständig für die Verwaltung laufender Akten und stellst deren Verfügbarkeit sicher. Die Einsätze über CALUMA ermöglichen dir Einblicke in verschiedene Aktenverwaltungssysteme. Du arbeitest serviceorientiert und unterstützt Fachabteilungen bei der Aktenführung. Die Tätigkeit verbindet Organisation mit Dienstleistung.
Branche: Archive & Dokumentenmanagement
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Aktenverwaltungsfachkraft (m/w/d)
Aufgaben:
Du verwaltest den Aktenbestand in aktiven Registraturen und Handapparaten. Die Ausgabe und Rücknahme von Akten dokumentierst du lückenlos. Du überwachst Leihfristen und mahnst überfällige Akten an. Die Neuanlage von Akten nach vorgegebenen Aktenzeichen und Strukturen führst du durch. Du pflegst Aktenverzeichnisse und -listen in Verwaltungssoftware. Die Aussonderung abgeschlossener Akten bereitest du vor. Du stellst sicher, dass Akten vollständig und ordnungsgemäß geführt werden. Die Beratung von Mitarbeitern zu Aktenführung und -struktur gehört zu deinen Aufgaben.
Du unterstützt bei der Digitalisierung von Akten und der Pflege hybrider Aktensysteme. Die Durchführung von Akteninventuren übernimmst du regelmäßig. Du wirkst bei der Optimierung von Aktenstrukturen mit. Die Erstellung von Statistiken über Aktenbestände und -bewegungen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Schulung neuer Mitarbeiter in Aktenführungsrichtlinien. Die Koordination mit dem Archiv bei Aussonderungen übernimmst du. Du unterstützt bei der Suche nach vermissten oder fehlabgelegten Akten. Die Pflege und Ordnung in Aktenräumen liegt in deiner Mitverantwortung.
Anforderungen:
Du verfügst über eine kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen. Erfahrung in Aktenführung, Registraturarbeit oder Büroverwaltung ist erforderlich. Du verstehst Aktenstrukturen und Ordnungssysteme. Kenntnisse in Aktenverwaltungssoftware sind wünschenswert. Du kannst mit Aktenzeichen und Klassifikationssystemen umgehen. Organisationstalent und Systematik zeichnen dich aus. Serviceorientierung im Umgang mit Aktenanforderern ist wichtig. Du gehst vertraulich mit sensiblen Akteninhalten um. Deutschkenntnisse auf B2-Niveau sind erforderlich.
Du arbeitest strukturiert und hältst Ordnungssysteme konsequent ein. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der schnellen Bearbeitung von Anfragen. Du bist kommunikativ und berätst freundlich. Deine Zuverlässigkeit gewährleistet die Nachvollziehbarkeit von Aktenbewegungen. Du zeigst Sorgfalt bei der Aktenführung. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir beim Management vieler Akten. Du arbeitest selbstständig und priorisierst Aufgaben. Deine Diskretion ist bei vertraulichen Akten selbstverständlich. Du bist teamfähig und kooperativ.
Arbeitszeiten:
Montag bis Freitag, 08:30 bis 15:30 Uhr, Teilzeit mit 25 Wochenstunden
Zusammenfassung:
Die Kunden in Kamen bieten dir eine gründliche Einarbeitung in ihre Aktenstrukturen. Du arbeitest mit etablierten Aktenverwaltungssystemen. Die Arbeitsumgebung ist büroähnlich und geregelt. Du erhältst klare Ansprechpartner und Unterstützung. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich ohne Schichtdienst. Es bestehen Übernahmemöglichkeiten bei Bewährung. CALUMA vermittelt dir passende Einsätze. Du erhältst eine Vergütung von 20,00 € pro Stunde.
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