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BEM: Verfahrensvorbereitung

Die BEM-Vorbereitung unterstützt die Organisation eines gesetzlich besonders geregelten Prozesses. Sie ist keine medizinische Beurteilung und kein Formular, mit dem Beschäftigte pauschal Diagnosen offenlegen sollen. Anlass, Information, Freiwilligkeit und Beteiligung müssen sorgfältig gestaltet werden.

Word-Vorlage herunterladenPDF herunterladen
Stand: 15.09.2026Redaktionell erstellt mit KI-UnterstützungOhne Registrierung nutzbarca. 6 Min. Lesezeit
BEM: Verfahrensvorbereitung – grafische Orientierung
Wissen verstehen. Besser vorbereiten.
Zusammenhänge, Beispiele und nächste Schritte.

Vorbereiten. Ausfüllen. Fachlich prüfen.

Wofür die Arbeitshilfe gedacht ist

Die Vorlage strukturiert BEM: Verfahrensvorbereitung mit konkreten Angaben, Prüfschritten und einer Ergebnisspalte. Sie können die Word-Datei anpassen oder die PDF-Fassung als Druckunterlage verwenden.

So verwenden Sie die Datei

Ersetzen Sie alle eckigen Klammern durch zutreffende Angaben. Prüfen Sie jeden Punkt für Ihren Betrieb oder Ihre persönliche Situation. Nicht benötigte Felder können entfallen; notwendige besondere Anforderungen müssen ergänzt werden.

Was vor Verwendung offen bleibt

Nur organisatorische Vorbereitung, keine Einladungsvorlage mit Rechtsfreigabe. Gesundheitsdaten gehören nicht in eine allgemeine Personalplanung.

Vertiefung & Anwendung

Die Arbeitshilfe Schritt für Schritt einordnen.

Ein geschütztes Verfahren statt einer Krankenakte vorbereiten

Die BEM-Vorbereitung unterstützt die Organisation eines gesetzlich besonders geregelten Prozesses. Sie ist keine medizinische Beurteilung und kein Formular, mit dem Beschäftigte pauschal Diagnosen offenlegen sollen. Anlass, Information, Freiwilligkeit und Beteiligung müssen sorgfältig gestaltet werden.

BEM-Unterlagen brauchen einen zweckgebundenen geschützten Umgang. Eine allgemeine Personalakte oder frei zugängliche Führungstabelle ist dafür nicht automatisch geeignet. Die Vorlage ersetzt keine fachliche Prüfung des gesamten Verfahrens und keine individuelle Beratung.

Grundlagen und Einordnung: § 167 SGB IX – Prävention und BEM, Bundesdatenschutzgesetz – insbesondere § 26, Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung. Die Anwendungsschritte und Beispiele sind redaktionelle Modelle.

Eingaben verständlich erklärt

Was gehört in welches Feld?

Zuständige Stelle
Benennen Sie fachlich geeignete Rollen und klare Kontaktwege. Die Zuständigkeit sollte nicht zwischen Führung, HR und Gesundheitsstellen verschwinden.
Geprüfter Anlass
Dokumentieren Sie nur erforderliche Angaben zur Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen. Unnötige Diagnosen sind dafür nicht pauschal notwendig.
Geschützter Informationsweg
Legen Sie Zugang, Ablage und Vertraulichkeit fest. Sensible Informationen dürfen nicht in allgemeinen Teamverteilern landen.
Vorgesehene Beteiligung
Prüfen Sie gesetzliche Vorgaben und die konkrete Zustimmung beziehungsweise Beteiligung. Ein starrer Standardverteiler wird nicht jedem Fall gerecht.

Vier Schritte für die Praxis

Von der Bearbeitung zur passenden Verwendung.

SCHRITT 01Zweck festlegen

Beschreiben Sie die konkrete Aufgabe. Prüfen Sie, ob die Arbeitshilfe dafür gedacht ist und welche betriebliche Regelung zusätzlich benötigt wird.

SCHRITT 02Angaben prüfen

Tragen Sie nur passende, erforderliche Informationen ein. Ungeklärte Angaben bleiben erkennbar offen und werden nicht durch Annahmen verdeckt.

SCHRITT 03Verantwortung klären

Ordnen Sie offene Fragen und Maßnahmen einer zuständigen Funktion zu. Ein abgehakter Prüfpunkt ist noch keine verbindliche Freigabe.

SCHRITT 04Version sichern

Kennzeichnen Sie Stand und zuständige Stelle. Legen Sie die Fassung mit passenden Zugriffsrechten ab und prüfen Sie sie vor einer erneuten Nutzung.

Aus der Erklärung in die Praxis

Ein Beispiel macht den Unterschied.

Fiktives Praxisbeispiel

Beispiel: Organisation ohne Diagnosesammlung

Ein fiktiver Betrieb prüft den Anlass für ein BEM und informiert die betroffene Person über Ziele und Verfahren. Die Einladung verlangt keine pauschale Krankheitsgeschichte. Beteiligung und Umgang mit Informationen werden geklärt, bevor sensible Inhalte besprochen werden.

Den Inhalt vor dem Download ansehen.

BEM: Verfahrensvorbereitung

ANWENDUNGSHINWEISE Ein geschütztes Verfahren statt einer Krankenakte vorbereiten Die BEM-Vorbereitung unterstützt die Organisation eines gesetzlich besonders geregelten Prozesses. Sie ist keine medizinische Beurteilung und kein Formular, mit dem Beschäftigte pauschal Diagnosen offenlegen sollen. Anlass, Information, Freiwilligkeit und Beteiligung müssen sorgfältig gestaltet werden. BEM-Unterlagen brauchen einen zweckgebundenen geschützten Umgang. Eine allgemeine Personalakte oder frei zugängliche Führungstabelle ist dafür nicht automatisch geeignet. Die Vorlage ersetzt keine fachliche Prüfung des gesamten Verfahrens und keine individuelle Beratung. FELDER VERSTEHEN Zuständige Stelle: Benennen Sie fachlich geeignete Rollen und klare Kontaktwege. Die Zuständigkeit sollte nicht zwischen Führung, HR und Gesundheitsstellen verschwinden. Geprüfter Anlass: Dokumentieren Sie nur erforderliche Angaben zur Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen. Unnötige Diagnosen sind dafür nicht pauschal notwendig. Geschützter Informationsweg: Legen Sie Zugang, Ablage und Vertraulichkeit fest. Sensible Informationen dürfen nicht in allgemeinen Teamverteilern landen. Vorgesehene Beteiligung: Prüfen Sie gesetzliche Vorgaben und die konkrete Zustimmung beziehungsweise Beteiligung. Ein starrer Standardverteiler wird nicht jedem Fall gerecht. ARBEITSVORLAGE BEM: Verfahrensvorbereitung AUSGANGSLAGE Zuständige Stelle: [Bitte ausfüllen] Geprüfter Anlass: [Bitte ausfüllen] Geschützter Informationsweg: [Bitte ausfüllen] Vorgesehene Beteiligung: [Bitte ausfüllen] PRÜFPUNKTE 1. Gesetzlichen Anlass anhand geeigneter Daten prüfen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 2. Über Ziele und Datenverarbeitung informieren | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 3. Freiwillige Teilnahme respektieren | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 4. Gesetzliche Beteiligung und Vertrauensperson berücksichtigen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 5. Möglichkeiten ohne unnötige Diagnoseabfrage klären | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 6. Maßnahmen und Wirksamkeit geschützt nachhalten | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] ERGEBNIS Offene Frage / Maßnahme: [Eintragen] Verantwortung und Termin: [Eintragen] Nur organisatorische Vorbereitung, keine Einladungsvorlage mit Rechtsfreigabe. Gesundheitsdaten gehören nicht in eine allgemeine Personalplanung.

Die Vorbereitung direkt durchgehen.

Markierungen werden nicht gespeichert oder übermittelt. Sie bestätigen keine fachliche Prüfung.

Wichtig für die AnwendungNur organisatorische Vorbereitung, keine Einladungsvorlage mit Rechtsfreigabe. Gesundheitsdaten gehören nicht in eine allgemeine Personalplanung.

FAQ / 10 Antworten

Häufige Fragen – ausführlich beantwortet.

Ist BEM nur für schwerbehinderte Menschen vorgesehen?

Nein. Die gesetzlichen Voraussetzungen sind nicht auf diese Gruppe beschränkt. Die konkrete Anwendung richtet sich insbesondere nach § 167 SGB IX.

Kann die Checkliste das Verfahren rechtlich freigeben?

Nein. Sie strukturiert Vorbereitung. Gesetzliche Information, Beteiligung und konkrete Durchführung benötigen eine sorgfältige fachliche Gestaltung.

Gehören sämtliche Gesundheitsangaben in die Personalakte?

Nein. BEM-Informationen brauchen einen besonders geschützten und zweckgebundenen Umgang. Umfang und Ablage müssen konkret geprüft werden.

Ist die Vorlage individuell rechtlich geprüft?

Nein. Sie ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Sie ersetzt keine konkrete anwaltliche, steuerliche, datenschutzrechtliche oder medizinische Prüfung und stellt keine verbindliche Freigabe dar.

Darf ich Felder ändern und weitere Zeilen ergänzen?

Die bearbeitbare Word-Datei ist dafür vorgesehen. Halten Sie Angaben sachlich und beschränken Sie personenbezogene Daten auf den erforderlichen Zweck.

Ist das PDF ein ausfüllbares Onlineformular?

Nein. Das PDF ist zum Lesen und Drucken vorbereitet. Für die digitale Bearbeitung verwenden Sie die DOCX-Datei in einer geeigneten Textverarbeitung.

Wie gehe ich mit einem nicht zutreffenden Feld um?

Kennzeichnen Sie es nachvollziehbar als nicht zutreffend oder entfernen Sie es in der bearbeitbaren Fassung. Erheben Sie keine zusätzlichen Angaben nur deshalb, weil ein Feld vorhanden ist. Zweck und Erforderlichkeit gehen vor Vollständigkeit um jeden Preis.

Wie halte ich offene Entscheidungen fest?

Benennen Sie die konkrete Frage, die zuständige Person oder Funktion und einen passenden Klärungstermin. Ein offener Punkt sollte nicht durch eine ungeprüfte Standardantwort ersetzt werden. Der dokumentierte Bearbeitungsstand ist von einer Freigabe zu unterscheiden.

Wie sollte eine bearbeitete Version abgelegt werden?

Mit einem verständlichen Dateinamen, Versionsstand und passender Zugriffsberechtigung. Verwenden Sie einen für den Inhalt vorgesehenen Speicherort. Vertrauliche Angaben gehören nicht automatisch in einen allgemein zugänglichen Teamordner.

Wann ist eine erneute Prüfung sinnvoll?

Wenn sich Zweck, Zuständigkeit, betrieblicher Ablauf oder eine maßgebliche Regel ändert. Auch vor der Wiederverwendung einer älteren Fassung sollten Annahmen und offene Punkte kontrolliert werden. Ein früherer Einsatz bestätigt nicht automatisch die heutige Eignung.

Erst verstehen, dann einsetzen.

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Wichtig für die AnwendungDie konkreten Formularfelder und der Ablauf sind ein redaktionelles Arbeitsmodell. Die verlinkten Rechtsquellen machen daraus kein amtliches oder fachlich zertifiziertes Formular.