Digitale Personalakte

Nein. Zweckbindung und Datenminimierung gelten auch für digitale Akten. Bequemlichkeit oder möglicher späterer Nutzen reichen nicht als pauschale Begründung für jede Information.

Nein. Form- und Beweisfragen hängen vom Dokument ab. Vor einer Vernichtung muss geprüft werden, welche Originale weiter benötigt werden. Ein optisch identisches PDF löst diese Frage nicht.

Nur Rollen, die die jeweiligen Informationen für ihre Aufgabe benötigen. Die Berechtigung sollte nach Dokumentgruppen differenziert werden. Technischer Betrieb und fachlicher Aktenzugriff sind zu trennen.

Eine undifferenzierte Ablage ist problematisch. Sensible BEM-Informationen brauchen einen besonders geschützten und zweckgebundenen Umgang. Die konkrete Organisation sollte datenschutzrechtlich geprüft werden.

Mit dokumentbezogenen Aufbewahrungs- und Löschregeln. Eine neue Version rechtfertigt nicht automatisch die unbegrenzte Speicherung aller früheren Fassungen. Beweis- und Aufbewahrungszwecke müssen nachvollziehbar sein.

Es bestehen gesetzliche Auskunfts- und gegebenenfalls Einsichtsrechte mit unterschiedlichen Voraussetzungen. Der Betrieb braucht ein Verfahren, das diese Rechte praktisch erfüllt. Eine Softwarefunktion allein ist noch kein vollständiger Prozess.

Vollständiger Export, lesbare Formate, Metadaten und nachvollziehbare Zuordnung. Auch die Löschung beim bisherigen Anbieter und der Umgang mit Sicherungskopien müssen geregelt sein.

Der Begriff sollte nicht ungeprüft als allgemeines Qualitätssiegel verwendet werden. Entscheidend sind die konkreten Anforderungen an Integrität, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Zugriff für die jeweiligen Dokumente.

Nein. Zugriff muss sich am erforderlichen Zweck und an den geltenden Rechten orientieren.

Die Vorlage „Berechtigungsmatrix für HR-Daten“ unterstützt die strukturierte Vorbereitung. Sie ist bearbeitbar und enthält eigene Prüfpunkte. Eine fachliche oder rechtliche Freigabe wird dadurch nicht ersetzt.