Executive Assistant (m/w/d) für Heidelberg - 23,50 €/Stunde - Vollzeit

Über den Job

Personalvermittlung durch CALUMA

Als Executive Assistant in Heidelberg erwartet dich eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem führenden Unternehmen der Biotechnologie- und Pharmabranche. Du wirst direkt mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und als rechte Hand der Führungsebene fungieren. In dieser verantwortungsvollen Position sorgst du für eine effiziente Arbeitsorganisation des Managements und unterstützt bei strategischen und operativen Aufgaben. Du wirst in einem hochinnovativen Umfeld mit internationaler Ausrichtung tätig sein und hast die Möglichkeit, an der Schnittstelle zu allen wichtigen Unternehmensbereichen zu arbeiten.

Branche: Biotechnologie & Pharma

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Management Assistent (m/w/d)

Deine Aufgaben

Deine Hauptaufgaben umfassen: - Umfassendes Terminmanagement und Reiseplanung für die Geschäftsführung - Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings und Präsentationen - Organisation von internationalen Geschäftsreisen und Konferenzen - Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen und Berichten - Schnittstellen-Management zwischen der Geschäftsführung und internen Abteilungen sowie externen Partnern - Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden in Deutsch und Englisch - Vorbereitung und Protokollierung von Vorstandssitzungen und Führungskreismeetings - Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag der Geschäftsführung

Neben den Hauptaufgaben übernimmst du: - Koordination von Veranstaltungen und Firmenevents - Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Strukturen - Vertretung anderer Assistenzen bei Abwesenheit - Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Informationen - Recherchen zu Markt- und Wettbewerbsthemen - Mitwirkung bei der internen und externen Kommunikation - Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen - Betreuung internationaler Gäste und Geschäftspartner

Das bringst du mit

Für diese Position erwarten wir: - Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung - Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld - Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil - Exzellente MS-Office-Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel, Word und Outlook) - Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und digitalen Kollaborationstools - Kenntnisse in der Biotechnologie- oder Pharmabranche von Vorteil - Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen - Führerschein Klasse B

Folgende Fähigkeiten zeichnen dich aus: - Außerordentliche organisatorische Fähigkeiten und proaktive Arbeitsweise - Höchste Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Informationen - Ausgeprägtes Verständnis für komplexe Geschäftszusammenhänge - Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und souveränes Auftreten - Interkulturelle Kompetenz und diplomatisches Geschick - Belastbarkeit und Flexibilität bei wechselnden Anforderungen - Fähigkeit zur Priorisierung und zum effizienten Zeitmanagement - Hohe Qualitätsansprüche und Detailorientierung - Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Reguläre Arbeitszeiten Montag bis Freitag zwischen 8:30 und 18:00 Uhr (40 Stunden/Woche). Gelegentliche Überstunden bei Projektspitzen oder Geschäftsreisen erforderlich. Flexibles Arbeitszeitmodell mit Kernarbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten nach Absprache.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Wir bieten dir: - Herausfordernde Position mit einem attraktiven Gehalt von 23,50 €/Stunde - Unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit - Arbeit in einem innovativen, internationalen Unternehmensumfeld - Hochwertiger Arbeitsplatz mit modernster technischer Ausstattung - Umfangreiche Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten - 30 Tage Urlaub plus Brückentage - Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsprogramme - Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Optionen - Subventionierte Kantine mit gesunden Mahlzeiten - Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr - Regelmäßige Teamevents und internationale Firmenfeiern - Zugang zu Fachkonferenzen und Netzwerkveranstaltungen