Vollzeit: Executive Assistant (m/w/d) in Hamburg - 20,50–27,00 € pro Stunde

Über den Job

CALUMA vermittelt dich als Executive Assistant in Hamburg. Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Terminplanung, Korrespondenz und Organisation von Geschäftsterminen.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

In Hamburg unterstützt du als Executive Assistant die Geschäftsführung eines international tätigen Unternehmens. Du wirst in einer anspruchsvollen Position arbeiten, die ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Organisationstalent erfordert. Du wirst eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeiten und als wichtige Schnittstelle zwischen Management, Mitarbeitern und externen Kontakten fungieren.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Management Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

Deine Hauptaufgaben umfassen das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung, die selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Geschäftsreisen sowie die Erstellung von Präsentationen und Reports. Du übernimmst die Priorisierung und Filterung eingehender Anfragen, koordinierst komplexe Termine mit internationalen Partnern und unterstützt bei der Planung und Organisation von Events und Konferenzen.

Zusätzlich bist du verantwortlich für die Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen, die Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung, die Bearbeitung vertraulicher Dokumente sowie die Unterstützung bei Budget-Verwaltung und Reisekostenabrechnungen. Du fungierst als Ansprechpartner für Kunden und Geschäftspartner auf höchster Ebene und unterstützt bei der Optimierung interner Kommunikationsstrukturen.

Das bringst du mit

Für diese Position erwartet der einstellende Arbeitgeber eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftliches Studium sowie mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position. Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sind unverzichtbar. Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt.

Du solltest über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, diplomatisches Geschick und hohe Sozialkompetenz verfügen. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und absolute Zuverlässigkeit sind unabdingbar.

Du zeichnest dich durch eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit aus. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen dir einen souveränen Umgang mit Personen aller Hierarchieebenen. Du behältst auch unter Druck den Überblick, kannst Prioritäten setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient bearbeiten.

Deine hohe Eigenmotivation, Diskretion und Loyalität machen dich zu einer vertrauenswürdigen Unterstützung für das Management. Dein professionelles Auftreten und deine Hands-on-Mentalität runden dein Profil ab.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, üblicherweise Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause. Flexibilität wird erwartet, da gelegentlich Überstunden bei wichtigen Projekten oder Veranstaltungen anfallen können. Bei Bedarf gehört auch die Teilnahme an Abendveranstaltungen oder die Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten in dringenden Fällen zu den Anforderungen.

Eine 4-Tage-Woche mit 32 Stunden kann nach Einarbeitung diskutiert werden.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Du erhältst eine verantwortungsvolle Position mit internationalen Kontakten, eine Vergütung von 20,50–27,00 € pro Stunde, 30 Tage Jahresurlaub, flexible Arbeitszeitmodelle nach Einarbeitung sowie regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten. Du erhältst einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage Hamburgs, Zuschüsse zu Fahrtkosten oder HVV-Ticket, kostenlose Getränke und Firmenevents. Du wirst Teil eines dynamischen, internationalen Teams mit flachen Hierarchien und arbeitest eigenverantwortlich mit Entwicklungsperspektiven.

Deine Bewerbung über CALUMA

Nutze den Bewerben-Button und ergänze dein Kandidatenprofil sowie deinen Lebenslauf. Nenne deine Erfahrung, deine Verfügbarkeit und deinen möglichen Start. Aufgaben, Arbeitszeit, Vergütung und Zusatzleistungen werden vor einer Einstellung mit dem jeweiligen Arbeitgeber abgestimmt.