Vollzeit: Office Manager (m/w/d) in Stuhr – 20,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Stuhr übernimmst du als Office Manager eine Schlüsselposition in einem expandierenden Handelsunternehmen. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Geschäftspartnern. An deinem modern ausgestatteten Arbeitsplatz koordinierst du sämtliche administrative Prozesse und trägst maßgeblich zur Effizienzsteigerung im Büroalltag bei. Deine vielseitigen Aufgaben bieten dir die Möglichkeit, deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten voll einzubringen.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager übernimmst du die komplette Organisation des Sekretariats und sorgst für reibungslose Büroabläufe. Du verantwortest die professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und managst die Terminkoordination für die Geschäftsführung. Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings einschließlich Protokollführung gehören zu deinen zentralen Aufgaben. Du koordinierst Geschäftsreisen und betreust Besucher und Geschäftspartner. Die Verwaltung und Optimierung des Dokumentenmanagements sowie die Bearbeitung der Post fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu den administrativen Kernaufgaben übernimmst du die Organisation von Firmenveranstaltungen und unterstützt bei der Planung und Durchführung von Kundenevents. Du fungierst als erster Ansprechpartner für Facility-Management-Themen und koordinierst externe Dienstleister. Die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial sowie die Kontrolle und Freigabe entsprechender Rechnungen gehören zu deinen Nebenaufgaben. Bei Bedarf unterstützt du das Personalwesen bei administrativen Aufgaben wie der Organisation von Bewerbungsgesprächen und der Vorbereitung von Unterlagen für neue Mitarbeiter. Gelegentlich hilfst du bei der Erstellung von Präsentationen und Marketingmaterialien.

Anforderungen:

Für diese verantwortungsvolle Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Office Management oder Sekretariat. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist erforderlich. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und beherrschst moderne Kommunikationstools. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für die tägliche Kommunikation unerlässlich. Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen und in der Organisation von Veranstaltungen ist von Vorteil. Eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und hervorragende Organisationsfähigkeiten runden dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch dein ausgeprägtes Organisationstalent und deine strukturierte Arbeitsweise aus. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein sicheres, professionelles Auftreten machen dich zur idealen Besetzung für diese repräsentative Position. Du überzeugst durch deine Dienstleistungsorientierung und hohe Kundenfreundlichkeit. Selbst in stressigen Situationen behältst du den Überblick und kannst Prioritäten sinnvoll setzen. Deine Diskretion und Loyalität beim Umgang mit vertraulichen Informationen sind selbstverständlich. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch teamorientiert und bist bekannt für deine Hands-on-Mentalität. Deine Belastbarkeit und Flexibilität helfen dir, auch bei hohem Arbeitsaufkommen qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit zwischen 7:30 und 18:00 Uhr mit Kernarbeitszeiten von 9:00 bis 16:00 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 20,50 € pro Stunde in einem dynamischen, wachsenden Unternehmen. Du erhältst einen modernen, ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz und profitierst von flachen Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen. Nach einer strukturierten Einarbeitung übernimmst du einen eigenverantwortlichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum. Flexible Arbeitszeitmodelle mit der Option auf teilweises Homeoffice nach der Einarbeitungsphase sorgen für eine gute Work-Life-Balance. Du wirst Teil eines motivierten Teams mit kollegialer Arbeitsatmosphäre. Regelmäßige Feedbackgespräche und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine persönliche und berufliche Entwicklung. Bei beidseitigem Interesse besteht die Möglichkeit einer langfristigen Übernahme in ein direktes Anstellungsverhältnis beim Kundenunternehmen.